Gérer les bons à payer dans les documents d’achats

La Gestion du bon à payer est un outil de traçabilité des factures d’achat permettant :

• à l’acheteur (personne à l’origine de la demande d’achat) de valider la conformité de la facture,
• au responsable financier d’autoriser le paiement de la facture d’achat.

Plusieurs prérequis sont nécessaires avant de pouvoir utiliser l’option de Gestion du bon à payer dans l’application :

• Définir des profils collaborateurs Acheteurs et/ou Responsable Financier et leur associer des droits utilisateurs. Voir  Définir les profils et les autorisations des utilisateurs.
• Rattacher le nom de l’acheteur aux fiches Fournisseur est indispensable pour utiliser cette option. Voir Rattacher un acheteur à une fiche fournisseur
• Définir un circuit de validation qui va activer l’option de Gestion du bon à payer. Voir Définir le circuit de validation

Utilisation de la Gestion du bon à payer

Une fois ces prérequis configurés, l’option Gestion du bon à payer est active et permet de :

• Mettre en place le circuit de validation pour toutes les factures créées depuis l’activation de l’option. Voir Affectation des bons à payer.
• Ajouter les facture précédemment créées au circuit de validation en activant manuellement le bon à payer sur chacune d’elles. Voir Gérer l’historique du bon à payer.
• Modifier le statut de du bon à payer une fois que l’affectation du bon à payer a été validée. Voir Gérer l’historique du bon à payer.

Affectation des bons à payer

L’affectation des bons à payer consiste à faire valider le bon à payer d’une facture par la (ou les) personne(s) qui ont été définies dans le circuit de validation.

Pour cela, et en fonction du circuit paramétré, deux fonctions sont disponibles pour les personnes autorisées (acheteur et/ou responsable financier) afin d’autoriser le règlement des factures :

• Si vous avez paramétré un niveau de validation Acheteur et Responsable financier :
  • l’acheteur autorisé aura accès à la fonction Affectation bons à payer Acheteur pour valider les factures qui le concernent.
  • le responsable financier autorisé aura accès à la fonction Affectation bon à payer Responsable financier pour apposer le bon à payer sur l’ensemble des factures précédemment validées par les acheteurs.
• Si vous avez paramétré un niveau de validation Responsable financier, seul le responsable financier autorisé aura accès à la fonction Affectation bon à payer Responsable financier pour apposer le bon à payer sur l’ensemble des factures.

Gérer l’historique du bon à payer

Voir Gérer l’historique du bon à payer.

Incidence de la gestion du Bon à payer dans la génération des règlement tiers

Traitement > Règlement tiers > Génération des règlements

Dans la Génération des règlements, la Gestion du Bon à payer active la zone Position bon à payer  qui propose les sélections suivantes :

• A régler : L’application propose au règlement les factures ayant un statut Bon à payer et répondant à la sélection des autres critères.
• Toutes: L’application propose au règlement toutes les factures qui répondent à la sélection des autres critères, quel que soit le statut de leur Bon à payer.