Comptabilité

Définir un circuit de validation des factures


Définir un circuit de validation correspond à l’activation de l’option de Gestion du Bon à payer. Lorsqu’il est géré, le circuit d’apposition du bon à payer peut être paramétré avec un seul niveau de validation (le responsable financier) ou deux niveaux de validation (acheteur et responsable financier).

De plus, la validation par le responsable financier peut concerner toutes les factures ou uniquement celles dont le montant excède un certain seuil déterminé.

Le niveau de validation permet de définir si le circuit de bon à payer est géré et le nombre de valideurs intervenant dans l’autorisation de bon à payer. Si le circuit du bon à payer est géré, le règlement d’une facture d’achat, soumise à bon à payer, ne peut pas intervenir avant que le statut bon à payer ne lui ait été affecté

Activation d’un circuit de bon à payer

  1. Ouvrez la page Gestion du Bon à payer.

    Fichier >Paramètres société > Comptabilisation > Gestion du bon à payer

  2. Sélectionnez le Niveau de validation :
    • Aucun (valeur par défaut) : le Bon à payer n’est pas géré dans ce cas précis.
    • Responsable financier uniquement.
    • Acheteur et Responsable financier.
    • Dans la zone Responsable financier, sélectionnez  le nom de la personne chargée de valider les bons à payer. Cette liste déroulante propose les collaborateurs ayant le statut Responsable financier.

      Même si un seul responsable financier est désigné par dossier, tous les collaborateurs ayant le statut de Responsable financier sont autorisés à valider les bons à payer.

  3. Dans la zone Factures à valider, définissez le type de factures soumises à autorisation :
    • Toutes les factures : toutes les factures sont soumises à autorisation de bon à payer de la part du responsable financier.
    • Selon montant : seules les factures dépassant un certain montant TTC sont soumises à autorisation de bon à payer de la part du responsable financier.
  4. Dans la zone Seuil de validation, définissez le montant à partir duquel une facture est soumise à autorisation.

    Cette zone est accessible uniquement si le champ Factures à valider est positionné sur Selon montant.
    Lorsqu’un seuil de validation est renseigné :
    – Toutes les factures dont le montant TTC est inférieur au seuil défini, se voient attribuer automatiquement le statut bon à payer : l’intervention du responsable financier n’est pas nécessaire. Ces factures n’entrent pas dans le circuit de validation de BAP.
    – Pour les factures dont le montant TTC est supérieur au seuil défini, l’intervention du responsable financier est nécessaire pour l’obtention du statut bon à payer.

  5. Validez pour activer les fonctions du menu Gestion du bon à payer du menu Traitement.

    Les commandes Affectation bon à payer acheteurs et Affectation du bon à payer Responsable financier seront accessibles uniquement  aux collaborateurs avec les profils Acheteur ou Responsable financier.

Voir Gérer les autorisations pour la gestion du Bon à payer


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