Gérer les autorisations pour la gestion des bons à payer

Seuls les collaborateurs possédant un profil Acheteur et/ou Responsable financier sont habilités à intervenir sur le circuit de validation des factures.
Voir Gérer le Bon à payer dans les documents d’achats

C’est le niveau d’utilisateur associé au collaborateur qui permet son identification lors de l’ouverture du fichier.

Après l’attribution d’un profil utilisateur, vous devez ensuite attribuer des droits pour l’utilisation des fonctions du bon à payer.

Pour une authentification certaine, il convient d’associer à chaque collaborateur un niveau d’utilisateur distinct.

Attribution d’un profil Acheteur et/ou Responsable financier

1. Ouvrez la liste des collaborateurs.

   Structure > Collaborateurs

2. Ouvrez la fiche du collaborateur souhaité.
3. Dans l’onglet Profil, cochez le profil souhaité : Acheteur et/ou Responsable financier.
4. Sélectionnez ensuite le nom du collaborateur dans la zone Niveau d’utilisateur. C’est le niveau d’utilisateur associé au collaborateur qui permet son identification lors de l’ouverture du fichier.
   Les droits utilisateurs sont gérés dans les autorisations d’accès utilisateurs. Voir Gestion des autorisations.

   Pour une authentification certaine, il convient d’associer à chaque collaborateur un niveau d’utilisateur distinct.

5. Validez

Gestion des autorisations

Pour définir des droits à un utilisateur :

1. Ouvrez la liste des utilisateurs.

   Fichier > Autorisations d’accès > Utilisateurs

2. Ouvrez la fiche de l’utilisateur concerné.
3. Dans l’onglet Autorisations, dépliez le menu Traitement > Gestion du bon à payer.
4. Celui-ci propose de définir ou non l’accès aux 4 fonctions ci-dessous :
   • • Affectation Bon à payer acheteur.
     • Affectation Bon à payer responsable financier.
     • Transmission des autorisations de bon à payer.
     • Affectation BAP tout acheteur  (cette fonction apparaît uniquement si le niveau Acheteur est géré dans le circuit du bon à payer).

   Par défaut, lorsqu’un collaborateur est déclaré Acheteur (Profil Acheteur), il ne peut apposer le bon à payer que sur les factures qui lui sont rattachées.
   Le fait d’activer l’autorisation Affectation BAP tout acheteur (Attention il faut sélectionner Tout interdire) va permettre d’apposer le bon à payer sur toutes les factures, l’acheteur associé à la facture n’a plus d’importance.

5. Validez vos modifications.