Modifier la fiche utilisateur revient à rattacher l’utilisateur à un profil de validation ainsi qu’à une agence. Dès qu’un document rentre dans ce circuit, le valideur peut se connecter afin de traiter le document (validation, litige, etc.)
Certains documents doivent passer par un circuit de validation à deux étapes dont chaque étape doit être validée par un valideur différent.
Ces e-mails ont pour but de porter à l’attention des utilisateurs qu’une action est attendue de leur part concernant : le traitement des factures, leur validation, une question en attente de réponse, une information concernant un litige, etc.
Envoyez directement les factures scannées dans le répertoire de traitement SFTP en attente de l’application de dématérialisation comptable.
La détection automatique permet à l’application de dématérialisation comptable de reconnaître les sociétés destinatrices des documents scannés et de les leur adresser automatiquement. Pour cela, vous allez créer vos différentes sociétés plus une société fictive dite société d’attente.
Dans la console Sage Automatisation Comptable, vous allez paramétrer l’adresse de messagerie sur laquelle les factures fournisseurs vont être réceptionnées. Paramètres > Configuration Email…
Par défaut, Gmail bloque l’identification d’une application même cryptée. Donc, pour pouvoir récupérer les factures entrants d’une boîte Gmail vous devez modifier les paramètres de votre messagerie Gmail.
Le tampon de découpage permet de conserver l’intégrité des factures lorsqu’elles sont scannées au sein d’un lot de factures. Si vous numérisez un lot de factures, prenez soin d’apposer le tampon sur la première page de chaque facture afin que l’application de dématérialisation comptable découpe la liasse tout en garantissant l’intégrité des factures, notamment celles composées de plusieurs pages.
La suppression de factures est un droit attribué en fonction de l’utilisateur connecté et du rôle défini dans les opérations de traitement, validation, etc…
Sortez les factures en litiges et déclarez-les bonnes à payer en les rapprochant d’une facture d’Avoir. Pour cela, activez l’option Associer les avoirs avec des factures en litige valideur. Administration > Données > Catégories de documents…
