La détection automatique permet à l’application de dématérialisation comptable de reconnaître les sociétés destinatrices des documents scannés et de les leur adresser automatiquement. Pour cela, vous allez créer vos différentes sociétés plus une société fictive dite société d’attente.
Création des sociétés
- Accédez à la création de sociétés.
Administration > Société
- Pour chaque société ajoutée, cochez l’option Activer la détection automatique de la société et saisissez des mots-clés à prendre en compte ou à exclure.
Si lors du scan d’un document, celui-ci comporte un mot-clé correspondant à une des sociétés, le document est automatiquement dirigé vers la société destinatrice. - Ajoutez la société d’attente (nommez-la ATTENTE par ex.) et là encore cochez l’option Activer la détection automatique de la société mais saisissez un mot-clé improbable comme la suite de caractères suivante é ’(-èuyu_çàp)^=)àçi_uiopà)^8.
- Paramétrer l’adresse de messagerie pour la société d’attente selon votre type de messagerie :
Paramétrer le scanner pour qu’il envoie les documents sur la société d’attente
- Dans les paramètres du scanner, faites pointer le raccourci scan vers l’adresse de messagerie de la société d’attente.
Comment ça marche ?
Si lors de la réception d’un document, celui-ci est acheminé vers la société d’attente où aucun mot clé ne correspond au mot-clé improbable. Le document est alors renvoyé vers la société correspondant à ses mots-clés.
Si aucun des mots-clés enregistrés pour chacune des sociétés n’est rencontré sur le document, le document se retrouve en attente de traitement dans le menu Comptabilité avec la mention Choix société dans la colonne Fournisseur.
La présence de cette mention permet au comptable d’orienter le document vers la société destinatrice à l’aide du bouton Transférer le document.
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