Créer un valideur et l’intégrer à un circuit de validation


Etape 1 – Création ou modification d’une fiche utilisateur

Prérequis
  • Un profil de validation doit être présent.
    Pour savoir comment paramétrer ce type de profil, cliquez ici.
  • En cas de modification d’une fiche utilisateur / valideur, assurez-vous qu’aucune facture ne soit en attente de traitement (validation, litige, question sans réponse) pour cet utilisateur.

Procédure

Modifier la fiche utilisateur revient à rattacher l’utilisateur à un profil de validation ainsi qu’à une agence. Pour cela :

  1. Accédez à la fiche de l’utilisateur.

    Administration > Utilisateurs

  2. Dans la fiche Utilisateur :
    • Dans la partie Droits d’accès, pour une société, sélectionnez au moins Valideur niv 1.
    • Dans la partie Agence, pour une société, sélectionnez l’agence à laquelle appartient l’utilisateur.
  3. Validez.
    L’utilisateur hérite des droits d’accès et est rattaché à une agence.
  4. Passez à l’étape suivante.

Etape 2 – Création du circuit de validation

Créer un circuit de validation revient à paramétrer une catégorie de document en lui ajoutant des étapes de validation et des utilisateurs / valideurs. Pour cela :

  1. Accédez aux catégories de documents.

    Administration > Données > Catégories de documents

  2. Ajoutez ou modifiez une catégorie de document.
  3. Sélectionnez comme journal par défaut le journal des achats.
  4. Dans la partie Gestion des étapes de validation > Etape de validation 1, sélectionnez l’utilisateur / valideur créé à l’étape précédente.
  5. Si ce valideur à un droit de Bon à payer, cochez BAP si le montant de la facture est inférieur à et saisissez un montant si nécessaire.
  6. Enregistrez.

Vous venez de créer un circuit de validation.
Dès qu’un document rentre dans ce circuit, le valideur peut se connecter afin de traiter le document (validation, litige, etc.).

Le valideur est informé par e-mail le lundi matin des documents en attente de traitement de sa part. Pour savoir comment paramétrer ces e-mails, cliquez ici.


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