Saisir une écriture

Pour saisir une écriture :

1. Accédez à la Saisie des écritures.

   Traitement > Saisie des écritures

   D’autres types de saisies sont possibles ; la saisie par pièce ou la saisie directement dans un journal.

2. Sur la fenêtre de sélection qui s’affiche, sélectionnez le journal de saisie et modifiez éventuellement la période, puis validez (OK).
3. Si vous utilisez un modèle de saisie, sélectionnez le modèle dans Appeler un modèle puis cliquez sur Appliquer. Pour plus d’informations, voir Utiliser les modèles de saisie.
4. Le curseur se positionne sur la première zone de la ligne de saisie.
5. Déplacez-vous entre les zones de saisie à l’aide de la touche Tabulation ou Entrée en fonction de votre sélection dans les Options de saisie (Fichier > Paramètres société > Comptabilisation).
6. La colonne n° de pièce est destinée à l’enregistrement du numéro de pièce interne à l’entreprise (numéro de facture client, numéro chronologique des pièces d’achat…). Elle obéit au paramétrage effectué dans la zone Numérotation des pièces de la commande Structure > Codes journaux.
   Réglementation sur la comptabilité informatisée

   Dans le cadre de la réglementation sur la comptabilité informatisée, nous vous recommandons vivement de cocher les options Protéger la zone N° de pièce et Appliquer une numérotation continue pour le fichier accessibles depuis le menu Fichier / Paramètres société / Comptabilisation / Règles de saisie. Le cas échéant, la plus grande rigueur doit être observée à l’indication du numéro de pièce dans toutes les fonctions qui créent des écritures. 
7. Dans la colonne N° de compte général, tapez les premiers caractères du compte suivi de la Touche TAB pour l’afficher complètement. Si ce compte n’existe pas, la fenêtre de sélection d’un compte s’affiche.
8. Dans la zone Compte Tiers, tapez les premiers caractères du compte suivi de la touche TAB pour afficher la liste des comptes. la sélection du tiers renseigne automatiquement la colonne Mode de règlement et calcule la Date d’échéance si les Conditions de paiements ont bien été paramétrées sur la fiche du tiers (Structure / Plan tiers).
   Elément mis en sommeil

   Dans le cas d’un compte mis en sommeil, si l’option Interdire les éléments mis en sommeil a été activée dans les Préférences des Paramètres société (Fichier > Paramètres sociétés > Identification > Préférences), un message bloquant s’affiche. Dans le cas contraire, un message d’alerte vous informe qu’il s’agit d’un compte mis en sommeil.
9. Le Code taxe s’affiche automatiquement si un code taxe a été associé au compte général (Structure / Plan comptable). Dans ce cas, au moment de l’enregistrement de l’écriture, la ligne de TVA sera automatiquement créée et validée.
10. Dans la zone Libellé écriture, vous pouvez renseigner ce dernier :
    • en le tapant directement dans la zone.
    • en appuyant la touche F4 pour afficher la liste des libellés ou en utilisant le raccourci affecté au libellé (Fichier / Paramètres société / Comptabilisation).
11. La Date d’échéance est calculée automatiquement lors de la sélection du tiers, si les conditions de paiements ont été renseignées sur sa fiche. Sinon renseignez-la à l’aide du calendrier.
12. Dans la colonne Débit ou Crédit, renseignez le montant de l’écriture.
13. Enregistrez ou sur la touche Entrée pour valider la saisie.
14. En saisie des lignes de tiers, si des conditions de paiements multi-échéances ont été associées à la fiche tiers (Structure > Plan tiers > Fiche tiers > volet Conditions de paiement), une fenêtre de saisie des échéances s’affiche.
    Multi-échéances

    Pour que la fenêtre multi-échéances s’affiche, l’option Automatiser les écritures multi-échéances ne doit pas être cochée sur la fiche du tiers.
15. Vous pouvez valider les conditions telles quelles ou les modifier avant de cliquer sur OK.
16. La ligne de saisie s’affiche dans la liste des écritures.
17. Si vous souhaitez saisir une nouvelle écriture (Nouveau) dans le même journal et sur la même période.

Contrôles en cours de saisie

Des contrôles de saisie des zones obligatoires peuvent être paramétrés :

• à la validation de la ligne,
• ou à chaque saisie d’une zone obligatoire.

Le type de contrôle choisi est défini dans la zone Contrôle des zones obligatoires de la commande Fenêtre > Préférences.