Pour gérer le stockage OneDrive, vous devez :
- Utiliser au minimum une version 6 de Sage 100 ou de Sage 100 hébergée.
- Etre en possession d’un abonnement Microsoft 365 Professionnel (Business), acquis ou non chez Sage.
- Acquérir l’option Stockage et partage proposée pour les applications Comptabilité et Gestion commerciale.
- Activer l’option pour chaque société.
Bénéfices de l’option Stockage et partage
Bénéficiez de la pleine puissance des solutions OneDrive/SharePoint pour gérer votre espace de stockage et partagez les documents entre les collaborateurs de l’entreprise.
Accessibilité
Vous pouvez accéder aux documents partagés à partir de votre application, bien entendu, mais également en mobilité, à partir de n’importe quel appareil. Vous avez simplement besoin d’une connexion et d’un navigateur Internet.
Directement dans OneDrive/SharePoint, vous pouvez partager des documents avec des partenaires externes.
Centralisation
Fini les documents stockés sur différents postes de l’entreprise et mal organisés, des multiples versions d’un même fichier … regroupez en un espace unique l’ensemble des documents de votre entreprise, classés selon une arborescence prédéfinie, avec un versioning automatiquement géré par OneDrive/SharePoint.
Recherche
A partir de votre application, vous accédez directement à l’information utile. Exemple : documents stockés pour un client donné, quelle qu’en soit la provenance.
OneDrive/SharePoint offre des possibilités pointues de recherche sur Nom de fichier, mais également sur le contenu.
Sécurité
Microsoft met en place et améliore en continu les mesures de sécurité des données dans le Cloud.
Utilisez la protection des données à deux niveaux :
- Dans l’application, vous pouvez protéger l’accès aux fonctions concernées dans les Autorisations d’accès
- Dans Microsoft 365, l’administrateur peut définir des restrictions d’accès à certains utilisateurs et certains répertoires.
Processus / Automatisation
Avec PowerApps/Flow et les API Sage 100 Microsoft 365 (offre payante), vous pouvez créer vos propres circuits de validation ou des processus de notification ou des consultations ou mise à jour de documents partagés
Par exemple :
- Via Flow, ajout automatique de PJ réceptionnées dans la messagerie pour un fournisseur donné, et envoi d’une notification au Responsable des achats.
- Via PowerApps, prise de photos d’un article pour enrichir le catalogue, les photos sont alors automatiquement ajoutées dans le dossier SharePoint de l’article.
Applications et fonctions concernées de l’offre Sage 100
| Fonction | Commentaires |
|---|---|
| Comptabilité | Option vendue |
| Documents attachés | Tiers / Volet champs libres |
| Ecritures comptables / Visionner les documents attachés | |
| Dossiers de recouvrement / Interventions | |
| Impression et envoi vers Microsoft 365 | Gestion des comptes tiers |
| Règlements tiers | |
| Rappels / Relevés | |
|
Dossiers de recouvrement / Ecritures : – Générer des frais et pénalités de retard – Décaler les échéances |
|
|
Dossiers de recouvrement / Interventions : – Actions / Générer un relevé / Exécuter les interventions |
|
| Génération du fichier Ecritures DGFiP | Assistant / Choix enregistrement du fichier d’archive dans l’espace de stockage |
| Sauvegarde fiscale des données | Assistant / Choix enregistrement du fichier d’archive dans l’espace de stockage |
| Gestion commerciale | Option vendue |
| Documents attachés | Clients et Fournisseurs / Volet Champs libres |
| Articles / Volets Champs libres | |
| Affaires / Volet Champs libres | |
| Documents (vente, achat, interne ou stock) / Documents liés | |
| Impression et envoi vers Microsoft 365 | Documents (vente, achat, interne ou stock) |
| Traçabilité des documents | Bouton pour consulter le document enregistré dans l’espace de stockage |
| Sauvegarde fiscale des données | Assistant /choix enregistrement du fichier d’archive dans l’espace de stockage |
| Immobilisations, Moyens de paiement, Trésorerie ou Saisie de caisse décentralisée | Uniquement si l’option est activée dans la base de données |
| Documents attachés | Tiers / Volet Champs libres |
| Sauvegarde fiscale des données | Assistant / Choix enregistrement du fichier d’archive dans l’espace de stockage |
Activer l’option Stockage et partage dans votre application
Une fois l’option de Stockage et partage souscrite, vous devez l’activer pour chacune de vos sociétés.
Transfert des documents attachés
Lorsque l’option a été activée dans votre application, vous pouvez transférer vos documents attachés vers votre espace de stockage Microsoft 365.
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