Transférer des documents attachés vers l'espace de stockage

Dans les versions antérieures à la version 6, les documents attachés sont stockés dans le répertoire Multimedia près des raccourcis des sociétés Sage lancés. Par exemple, les raccourcis mae, gcm … se trouvent dans un répertoire C:\Sage sur le poste local. Les documents attachés seront copiés dans le sous-répertoire C:\Sage\Multimedia.

Par conséquent, si les utilisateurs lancent des raccourcis à partir de leur poste local, il peut y avoir un répertoire Multimedia sur plusieurs postes de l’entreprise.

Il est important de savoir comment sont exécutées les applications pour le transfert des documents de Multimedia vers OneDrive/SharePoint.

Transfert des documents

Fichier > Paramètres société > Echanges de données

Une fois l’option activée (voir Activer l’option Stockage et partage), un bouton Transférer les documents est disponible et vous propose 2 options, via un assistant :
- Transférer les documents attachés vers votre espace Microsoft 365
  Cette option effectue les traitements suivants :
  - - Les fichiers sont copiés sous OneDrive/SharePoint dans l’arborescence prévue
    - Les fichiers sont supprimés du répertoire Multimedia
    - Les liens sont supprimés des tables MEDIA.
      Seuls les fichiers stockés dans le répertoire Multimedia près du raccourci de la société sont transférés. Par conséquent, si vous avez des raccourcis en local, vous devez effectuer cette opération sur chaque poste !
      Cette procédure de transfert est indispensable car dès l’activation de l’option Stockage vers Office 365, vos documents attachés ne sont plus accessibles depuis votre application. Pour les récupérer, vous devez procéder au transfert.
- Supprimer l’accès aux documents actuellement attachés
  Cette option supprime tous les liens vers les documents. Vous pouvez ensuite rattacher manuellement les documents que vous souhaitez conserver dans le groupe de stockage.

Accès aux documents transférés

Les documents transférés sont accessibles dans l’espace de stockage de différentes manières :

Depuis les paramètres société (Fichiers > Paramètres société > Echange de données > Volet Microsoft Office 365) en cliquant sur le lien du groupe qui a été généré.
Depuis votre IntuiSage > Mes services en ligne.
Depuis les fiches tiers, articles, codes affaires, …en cliquant sur le bouton fonction Accéder ou en ouvrant le volet Documents attachés dans l’onglet Champs libres.
Depuis les documents commerciaux, en cliquant sur le bouton fonction Documents liés lorsqu’un ou plusieurs fichiers sont rattachés à ce document.
Depuis les écritures, en cliquant sur l’icône présente dans la colonne Documents attachés lorsqu’un document a été rattaché.