Au moment de l’activation de l’option Stockage et partage, un groupe Sage – Raison sociale est créé dans OneDrive / SharePoint.
Fichier > Paramètres société > Echanges de données
A ce stade, le groupe est vide. En effet :
- L’arborescence de stockage des documents est automatiquement créée lors du rattachement des documents dans les éléments concernés ou de l’impression de certains états.
- Les fichiers sont automatiquement téléchargés dans un sous-répertoire Documents > Sage, avec une structure d’arborescence prédéfinie permettant de les retrouver aisément.
Ne jamais modifier l’arborescence prédéfinie ! L’application s’appuie sur des règles de nom pour afficher le répertoire correspondant à un élément donné.
Attachement et consultation de documents
Vous pouvez attacher et consulter des documents
Si l’utilisateur a un compte Microsoft 365 et dispose des droits, il peut consulter les documents rattachés stockés dans OneDrive/SharePoint :
L’administrateur Microsoft 365 peut limiter l’accès à certains répertoires directement dans OneDrive/SharePoint. Un message d’erreur Microsoft est alors affiché.
Impression et stockage
Lors de l’impression d’un document, il est possible d’enregistrer automatiquement ce document, quel que soit son modèle, dans le dossier de stockage grâce à l’option Envoi vers votre espace de stockage Microsoft 365.
Paramétrage des modèles de documents
Il est possible de paramétrer les modèles de documents pour leur attribuer un caractère obligatoire ou non de stockage dans Microsoft 365:
- Accédez aux Modèles.
Fichier > Paramètres société > Modèles
- Paramétrez les options d’impression sur chaque poste Client, puis protégez l’accès aux Paramètres Société pour éviter leur modification. Sélectionnez le modèle souhaité dans la barre de sélection à gauche.
- L’option Envoi vers votre espace de stockage Microsoft 365 vous propose 4 options de paramétrage :
- Aucun : Le stockage de l’impression PDF n’est pas, par défaut, effectué pour cet état. A l’utilisateur de la cocher s’il souhaite la conserver dans Microsoft 365.
- Obligatoire : L’impression PDF est automatiquement stockée dans Microsoft 365. L’option est grisée, l’utilisateur ne peut pas la révoquer.
- Optionnelle : L’impression PDF est par défaut stockée dans Microsoft 365. A l’utilisateur de décocher l’option s’il ne souhaite pas la conserver dans Microsoft 365.
- Non gérée : Le stockage de l’impression PDF n’est jamais effectué pour cet état. L’option est grisée, l’utilisateur ne peut pas la révoquer.
- Une fois ce paramétrage effectué, la fenêtre d’impression propose une option Envoi vers votre espace de stockage Microsoft 365, le statut Cochée et / ou Accessible est fonction du paramétrage précédemment effectué pour l’état dans le menu Fichier > Paramètres Société > Modèles.
Une fois l’option Stockage et partage activée, vous ne pouvez plus envoyer de document vers Sage Document Manager !
Fonctions particulières de Gestion commerciale
Envoi d’e-mail des documents
Vous pouvez joindre les documents attachés en envoi par e-mail ou lors de la génération eFacture, en cochant l’option A transmettre.
Visualisation des documents
Si vous avez coché l’option Envoi vers votre espace de stockage au moment de l’impression, vous pouvez visualiser les PDF des différents états du document transformé à partir de la fonction Traçabilité des documents, ou depuis l’entête du document / Bouton de la barre des fonctions Accéder au pdf.
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