Utiliser le stockage Microsoft 365 

Utiliser le stockage Microsoft 365 

Sage 100

Fichier > Paramètres société > Echanges de données

Au moment de l’activation de l’option Stockage et partage, un groupe Sage – Raison sociale est créé dans OneDrive / SharePoint.

Voir Activer  l’option Stockage et partage

A ce stade, le groupe est vide. En effet :

  • L’arborescence de stockage des documents est automatiquement créée lors du rattachement des documents dans les éléments concernés ou de l’impression de certains états.
  • Les fichiers sont automatiquement téléchargés dans un sous-répertoire Documents > Sage, avec une structure d’arborescence prédéfinie permettant de les retrouver aisément.

Ne jamais modifier l’arborescence prédéfinie ! L’application s’appuie sur des règles de nom pour afficher le répertoire correspondant à un élément donné.

Voir Règles de gestion de l’arborescence de stockage

La fenêtre de connexion Microsoft 365 est affichée à la première utilisation des fonctions de stockage Microsoft 365 : attachement des documents ou impression de certains états. Vous devrez vous authentifier avec un compte Microsoft 365 disposant des droits d’accès en Lecture / Ecriture sur le groupe.

Attacher des documents

Il est possible d’attacher des documents :

  • A partir de l’ordinateur : pour sélectionner un fichier sur le poste local.
  • A partir du stockage Microsoft 365 : pour sélectionner un fichier stocké dans un autre répertoire du groupe Microsoft 365.
  • Vous avez des documents dans votre espace OneDrive personnel ! L’explorateur Windows permet de naviguer sur votre espace OneDrive personnel si vous avez activé la synchronisation OneDrive , vous pourrez alors sélectionner le fichier concerné et le copier dans le groupe partagé.

Consulter les documents stockés

Si l’utilisateur a un compte Microsoft 365 et dispose des droits, il peut consulter les documents rattachés stockés dans OneDrive/SharePoint :

L’administrateur Microsoft 365 peut limiter l’accès à certains répertoires directement dans OneDrive/SharePoint. Un message d’erreur Microsoft est alors affiché.

Voir Le stockage Microsoft 365 en questions

Les documents peuvent être consultés :

  • A partir d’un élément donné, la fenêtre Documents attachés permet de visualiser les documents stockés, selon l’arborescence prédéfinie. Il peut s’agir de :
    • Documents attachés à partir de l’application,
    • Documents déposés par les API Microsoft 365, par exemple les apps Flow et PowerApps.
    • Tout document déposé dans ce répertoire, par quelque moyen que ce soit.
    • Naviguez dans votre espace de stockage Microsoft 365 à partir de votre IntuiSage / Mes services en ligne.Depuis le bouton Accéder qui permet d’afficher le répertoire OneDrive/SharePoint dans le navigateur par défaut du poste. Vous pouvez ainsi naviguer librement et bénéficier pleinement des fonctions de OneDrive/SharePoint.

Imprimer et stocker dans Microsoft 365

Lors de l’impression d’un document, il est possible d’enregistrer automatiquement ce document, quel que soit son modèle, dans le dossier de stockage grâce à l’option Envoi vers votre espace de stockage Microsoft 365.

Paramétrage des modèles de documents

Fichier > Paramètres société > Modèles

Il est possible de paramétrer les modèles de documents pour leur attribuer un caractère obligatoire ou non de stockage dans Microsoft 365:

  1. Ouvrez la liste des Modèles.
  2. Il s’agit de préférences Utilisateur. Paramétrez les options d’impression sur chaque poste Client, puis protégez l’accès aux Paramètres Société pour éviter leur modification. Sélectionnez le modèle souhaité dans la barre de sélection à gauche.
  3. L’option Envoi vers votre espace de stockage Microsoft 365 vous propose 4 options de paramétrage :
    • Aucun : Le stockage de l’impression PDF n’est pas, par défaut, effectué pour cet état. A l’utilisateur de la cocher s’il souhaite la conserver dans Microsoft 365.
    • Obligatoire : L’impression PDF est automatiquement stockée dans Microsoft 365. L’option est grisée, l’utilisateur ne peut pas la révoquer.
    • Optionnelle : L’impression PDF est par défaut stockée dans Microsoft 365. A l’utilisateur de décocher l’option s’il ne souhaite pas la conserver dans Microsoft 365.
    • Non gérée : Le stockage de l’impression PDF n’est jamais effectué pour cet état.L’option est grisée, l’utilisateur ne peut pas la révoquer.
  4. Une fois ce paramétrage effectué, la fenêtre d’impression propose une option Envoi vers votre espace de stockage Microsoft 365, le statut Cochée et / ou Accessible est fonction du paramétrage précédemment effectué pour l’état dans le menu Fichier > Paramètres Société > Modèles.

Une fois l’option Stockage et partage activée, vous ne pouvez plus envoyer de document vers Sage Document Manager !

Fonctions particulières de Gestion commerciale

Envoi mail des document

Vous pouvez joindre les documents attachés en envoi par mail ou lors de la génération eFacture, en cochant l’option A transmettre.

Visualisation des documents

Si vous avez coché l’option Envoi vers votre espace de stockage au moment de l’impression, vous pouvez visualiser les PDF des différents états du document transformé à partir de la fonction Traçabilité des documents, ou depuis l’entête du document / Bouton de la barre des fonctions Accéder au pdf.