Paramétrer le rapprochement bancaire automatique par code interbancaire

Le rapprochement automatique exploite le code interbancaire qui est une donnée systématiquement présente sur les extraits bancaires. Afin de ne pas compliquer la saisie comptable avec les codes interbancaires, ces derniers sont déduits des modes de règlement.

Les critères de rapprochement sont exclusifs, cela permet avec un paramétrage approprié de procéder à un traitement très précis, rapide avec un taux de rapprochement erroné marginal.

Paramétrages préliminaires

Association entre modes de règlement et codes interbancaires

1. Accédez aux Codes interbancaires.

   Fichier > Paramètres société > Banques > Codes interbancaires

2. Dans Mode de règlement, ajoutez un Mode de règlement.
3. Sur la ligne sur laquelle vient d’être ajouté le nouveau mode de règlement, cliquez  sur   pour sélectionner le mode de règlement souhaité.

Association entre codes CFONB et modes de règlement

Fichier > Paramètres société > Banques > Codes interbancaires

Activation de la saisie de règlements sur les comptes de frais bancaires et autres agios

1. Ouvrez l’onglet Paramètres d’un compte général de type 627000, 661600, etc.

   Structure > Plan comptable > onglet Paramètres

2. Cochez l’option Saisir la date d’échéance et le mode de règlement.
3. Validez (OK ).

Paramétrage spécifique à une base client

Le déploiement d’un rapprochement de qualité et rapide nécessite une observation minutieuse de la base comptable et des mouvements extraits afin d’adapter au mieux le paramétrage des codes interbancaires.

Assurer une qualité de rapprochement

Vous devez tout d’abord vérifier que les données sont communes entre la comptabilité et celles des extraits bancaires : Par exemple, dans le cas des règlements par chèque, la banque retransmet systématiquement le n° de chèque.  Moyens de paiement génère également cette information dans la zone Référence (Paramètres des schémas comptables).

1. Accédez aux Codes interbancaires.

   Fichier > Paramètres société > Banques > Codes interbancaires

2. Dans l’onglet Rapprochement du Code interbancaire 01, activez l’option Comparer une zone de l’écriture comptable avec une zone de la ligne d’extrait.
3. Renseignez le chiffre 7 dans le nombre de caractères à comparer.
4. Dans les zones à comparer sélectionnez Référence dans Ecriture comptable et Numéro de pièce dans Mouvement extrait.

Optimisation du traitement

Vous devez ensuite vérifier le délai moyen entre les écritures de la comptabilité et celles de l’extrait.

Ce dernier doit s’approcher le plus de la réalité et éviter les extrêmes, si dans la majorité des cas on constate un délai de deux jours, on va conserver ce délai. Il est inutile de demander à l’application d’associer des écritures comptables du mois de janvier avec des lignes extraits de décembre, l’association serait forcément erronée.

1. Accédez aux Codes interbancaires.

   Fichier > Paramètres société > Banques > Codes interbancaires

2. Dans l’onglet Rapprochement du Code interbancaire souhaité.
3. Dans la Gestion des délais, activez l’option Autoriser un délai entre les dates des écritures comptables et les dates des lignes d’extraits de …. jours et renseignez le chiffre 2.

Diagnostic du paramétrage et données saisies

Cas de l’oubli d’un mode de règlement

Après rapprochement sur Code interbancaire, si vous constatez qu’un rapprochement n’a pas été effectué du fait de l’absence d’un mode de règlement, vous devez aller le créer et effectuer le rapprochement manuellement.

Pour créer un nouveau mode de règlement, ouvrez le menu Mode de règlement.

Fichier > Paramètres société >Tiers > Volet Mode de règlement

Dans le cas de l’oubli d’un mode de règlement et avec plusieurs écritures similaires

Après rapprochement si vous constatez des erreurs de rapprochement en cas d’oubli d’indication d’un mode de règlement sur une écriture et lorsqu’il existe plusieurs écritures similaires à des dates différentes, l’utilisation des délais s’avère indispensable.

1. Ouvrez l’onglet Rapprochement du Code interbancaire souhaité.

   Fichier > Paramètres société > Banques > Codes interbancaires

2. Pour pouvoir accéder à l’option Autoriser un délai entre les date des écritures comptables de…. jours, il faut que la réglette de la puissance de rapprochement soit supérieure à 1.
3. Renseignez ensuite le nombre de jours de délais souhaités.

Remise à l’escompte

L’utilisation de la puissance de rapprochement est utilisée, entre autre, pour rapprocher le détail des écritures de remise à l’encaissement sur un journal de remise avec un journal de banque avec un seule ligne de remise.

Autres modes de rapprochement

Montant brut bancaire

Dans ce cas, l’écriture bancaire est rapprochée avec une écriture comptable ayant le même code interbancaire que le mouvement bancaire et n autres écritures comptables de même sens mais de natures de mouvement différentes. La  zone Code bancaire associé vous permet de définir le code interbancaire de ces mouvements secondaires.

Montant net bancaire

Dans ce cas, le mouvement bancaire est rapproché avec une écriture comptable ayant le même code interbancaire que le mouvement bancaire et n autres écritures comptables de sens différent.
La  zone Code bancaire associé vous permet de définir le code interbancaire de ces mouvements secondaires.