Paramétrer le rapprochement entre bons de réception et factures d’achat

Afin de bénéficier de cette fonction, veuillez suivre les étapes de paramétrage suivantes :

Activation en Gestion commerciale des statuts des bons de livraison de type achat

Fichier > Paramètres société > Configuration des traitements > Documents > Souche et circuit de validation

Dans la partie gauche inférieure, sélectionnez Documents des achats.
Dans la liste des documents, sélectionnez le type Bon de livraison.
Dans la partie Circuit de validation, activez au moins 2 statuts.
Bien que trois statuts soient gérés en Gestion commerciale, seuls deux sont pris en compte par Sage Automatisation Comptable.
Fermez la Gestion commerciale et passez à l’étape suivante.

Activation de la récupération des bons de réception

Activez la récupération des bons de réception pour chaque société concernée par le rapprochement.

Connectez-vous à la console Sage Automatisation Comptable.
Rendez-vous dans Paramètres > Configuration Sage > Formulaire d’ajout / Modification.
Sélectionnez le nom de la société.
Ajoutez le chemin d’accès au fichier comptable au format .mae ainsi que le login et mot de passe du compte Administrateur.
Cochez l’option Activer la récupération des bons de réception.
Ajoutez le chemin d’accès au fichier commercial au format .gcm, ainsi que le login et mot de passe du compte Administrateur de la Comptabilité.
Le fichier .gcm doit être présent sur le poste où est installée la console. Les fichiers .gcm présents sur des lecteurs réseaux ne permettent pas la synchronisation des données.
Sélectionnez le statut des bons de réception à rapprocher.
Sélectionnez le statut que prendront les bons de réception une fois le rapprochement effectué et après synchronisation.
Ces statuts doivent être identiques à ceux sélectionnés à l’étape Activation en Gestion commerciale des statuts des bons de livraison de type achat et ne doivent plus être modifiés.
Sélectionnez l’heure à laquelle doivent être récupérés les bons de réception à rapprocher. Cette date ne peut être antérieure à 3 mois de la date du jour.
Attention une fois la date validée, celle-ci n’est plus modifiable.
Passez à l’étape suivante.

Planification des rapprochements

Planification > Rapprochement > Formulaire d’ajout / Modification

Dans la console Sage Automatisation Comptable, sélectionnez la société, la fréquence (une synchronisation / jour minimum) et l’heure à laquelle doivent être planifiés les rapprochements.
Une fois validée, la date n’est plus modifiable.
Passez à l’étape suivante.

Création d’un circuit de validation destiné au rapprochement

Administration > Données > Catégorie de documents

La particularité de ce circuit de validation est d’être paramétré pour le rapprochement entre factures et bons de réception. Pour cela :

Ajoutez un circuit de validation.
Affichez les paramètres avancées.
Effectuez les différents paramétrages d’un circuit de validation à mettre en place (valideurs, étapes, etc.).
Concernant la comptabilisation :
- Si le schéma de comptabilisation s’appuie sur la base articles de la Gestion commerciale, il faut alors comptabiliser depuis la Gestion commerciale. Pour cela, désactivez l’option Saisie comptable.
- Si vous souhaitez comptabiliser depuis Sage Automatisation Comptable, activez l’option Saisie comptable.
Concernant la rapprochement, dans l’option Type de rapprochement, sélectionnez impérativement Rapprochement Bon de réception.
Enregistrez.
Quand vous appliquez ce circuit de validation à une facture, vous pouvez la rapprocher directement au cours du traitement.
Passez à l’étape suivante.

Saisie de frais de port ou de frais annexes dans Sage Automatisation Comptable

Il est fréquent que les frais de port et/ou les frais annexes ne soient pas connus lors de l’établissement de la commande et n’apparaissent donc pas sur le bon de réception.
Afin d’éviter la saisie des ces frais en Gestion commerciale, saisissez-les directement dans les bons de réception depuis la console au moment du traitement de la commande.

Accédez à l’Administration société.
Administration > Société
Dans l’option Référence de l’article Gescom Sage pour l’ajout d’autres frais lors des rapprochements, saisissez la référence de l’article présent en Gestion commerciale utilisé pour les frais annexes.

Aucun paramétrage n’est à effectuer concernant les frais de port.

Comment ça marche ?

Par exemple :

A la première étape, vous avez activé les statuts Saisie et Réceptionné.
A la seconde étape, vous avez sélectionné ces deux mêmes statuts.
Au moment de la synchronisation (planifiée ou manuelle), Sage Automatisation Comptable interroge la Gestion commerciale et récupère les bons de réception dont le statut est Saisi.
Ces bons de réception sont accessibles dans Sage Automatisation Comptable dans la liste des documents à rapprocher (menu Administration > Données > Documents à rapprocher).
Une fois les bons de réception rapprochés et à la suite d’une synchronisation, leur nouveau statut sera réceptionné.
Ils peuvent être rapprochés lors du traitement des factures qui rentrent dans le circuit de validation spécifique au rapprochement.