Effectuer un rapprochement documentaire

Sage Automatisation Comptable permet de scanner des documents commerciaux tels que les bons de réception, les bons de commande, les contrats, etc. pour les rapprocher ensuite  de vos factures scannées et d’en assurer la traçabilité.

Pour que le rapprochement fonctionne, les bons de réception doivent être scannés avant les factures.

Afin de bénéficier du rapprochement documentaire, veuillez suivre les étapes suivantes :

Création de deux circuits de validation

Création d’un circuit sans étape de validation ni de saisie comptable

1. Accédez aux catégories de documents.

   Administration > Données > Catégorie de documents

2. Ajoutez un circuit de validation.
3. Saisissez un libellé,  par exemple : Bons de livraison.
4. Dans l’étape de comptabilité, cochez l’option BAP si le montant de la facture est inférieur à.
5. Validez.
6. Créez le second circuit de validation.

Création d’un second circuit de validation

1. Accédez aux catégories de documents.

   Administration > Données > Catégorie de documents

2. Ajoutez un circuit de validation.
3. Saisissez un libellé, par exemple : Factures vs Bons de livraison.
4. Parmi les options :
   • Cochez les options Saisie comptable et Saisie de TVA sur ce type de document.
   • Sélectionnez impérativement le type de rapprochement Catégorie de document.
   • Cochez impérativement Permettre de FERMER une facture et Proposer uniquement des documents du même tiers.
   • Sélectionnez impérativement la catégorie rapprochée BL et le champ pour le rapprochement automatique Numéro de facture.
5. Validez.

Comment ça marche ?

1. Après avoir scanné un bon de réception, appliquez-lui le premier circuit de validation (Bons de livraison).
2. Par la suite, vous scannez une facture de ce même fournisseur à laquelle vous appliquez le second circuit de validation (Factures vs Bons de livraison).
   Sage Automatisation Comptable propose alors les bons de réception scannés auparavant pour ce fournisseur.
3. Vous cliquez sur le numéro du bon de réception pour l’ouvrir :
   • Si le bon de réception est  totalement rapproché, cliquez sur Fermer.
   • Si le bon de réception n’est  pas totalement rapproché, il sera affiché lors du scan d’une autre facture de ce même fournisseur.
4. Validez.