Dans le cadre des exigences de la DGFiP, une pièce comptable doit, lors de son enregistrement en comptabilité, être numérotée et classée méthodiquement et chronologiquement.
La numérotation consiste à attribuer et à apposer un code spécifique et unique (composé de lettres et de chiffres) sur chacune des pièces comptables.
Dans ce cadre, votre logiciel, vous propose plusieurs options pour la numérotation des écritures, dont l’une validée par la DGFiP, lorsque vous activez les options de protection des numéros de pièces.
Les numéros de pièce sont incrémentés de la façon suivante : le programme recherche le numéro de pièce le plus grand en nombre de caractères et y rajoute 1, en tenant compte également du type de paramétrage sélectionné sur l’onglet Identification du journal concerné.
Numéroter les pièces comptables avec les options de protection des numéros de pièce
Fichier > Paramètres société > Comptabilisation > Règles de saisie
Dans le cadre de la réglementation sur la comptabilité informatisée, nous vous recommandons vivement de cocher les options Protéger la zone N° de pièce et Appliquer une numérotation continue pour le fichier.
Lorsque les 2 options de protection ont été cochées, tous les journaux, ont l’option de numérotation Continue pour le fichier (non modifiable), sélectionnée par défaut dans la fonction Structure / Codes journaux.
L’option de numérotation Continue pour le fichier s’applique par exercice. A l’ouverture de l’exercice suivant, la numérotation est remise à 0.
Pour en savoir plus sur la la protection des numéros de pièce, cliquez ici.
Numéroter les pièces comptables sans les options de protection des numéros de pièce
Si ne souhaitez pas utiliser les options de protection des numéros de pièces, la plus grande rigueur doit être observée à l’indication du numéro de pièce dans toutes les fonctions qui créent des écritures.
Différents types de numérotation peuvent être paramétrés sur l’onglet Identification de la fiche du code journal :
- Manuelle : la saisie du numéro de pièce est laissée libre.
- Continue par journal : le programme numérote automatiquement les pièces, par journal. Il ajoute 1 au plus grand numéro saisi sur toutes les périodes de l’exercice, par journal.
- Continue pour le fichier : le programme numérote automatiquement les pièces, par fichier comptable. Il ajoute 1 au plus grand numéro saisi, tous journaux confondus.
- Mensuelle : le programme numérote automatiquement les pièces (tous journaux confondus) à l’ouverture du journal. Il ajoute 1 au plus grand numéro saisi sur la période en cours.
Pour plus d’informations, voir Créer un code journal
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