Effectuer une sauvegarde fiscale des Moyens de paiement

Les opérations d’archivage consistent à enregistrer en PDF les journaux comptables allant de la dernière sauvegarde fiscale effectuée jusqu’à la période limite sélectionnée.

Cette fonction permet de répondre aux obligations de sauvegarde périodique et annuel des comptabilités informatisées imposées par la Direction Générale des Impôts.

Il faut considérer la sauvegarde fiscale des données comme une clôture période. La nouvelle date de dernière période archivée doit remplacer la dernière période clôturée, si cette dernière est inférieure.

Prérequis
Avant d’effectuer votre sauvegarde fiscale, différents prérequis sont souhaitables, voire nécessaires :

Mise à jour de la comptabilité

Les remises en banque des échéances des différents moyens de paiement (Virement, Prélèvements, etc.) doivent avoir été effectuées avant de lancer la fonction Traitement > Mise à jour de la comptabilité pour générer les écritures comptables relatives aux échéances traitées.

La mise à jour de la comptabilité (directe via l’option Comptabiliser ou indirecte via Exporter) est indispensable pour pouvoir générer le journal comptable en PDF.

Vérification de l’état de mise à jour comptable des échéances

Après mise à jour de la comptabilité, une vérification peut être effectuée dans la Gestion des Echéances, et dans l’Historique des remises (Menu Traitement).

le statut Passé en comptabilité de chaque échéance est indiqué grâce à l’icône « petit livret » présente dans la colonne Etat mise à jour comptable.

Si cette colonne n’est pas affichée, vous pouvez le faire sélectionnant la commande Personnaliser la liste, accessible par le menu contextuel.

Visualisation de la dernière sauvegarde fiscale

Si nécessaire, vous pouvez vérifier sur quel mois a été lancé la dernière sauvegarde fiscale des données dans Fichier / Lire les informations.

Lancement de la sauvegarde fiscale des données

Les opérations d’archivage consistent à enregistrer en PDF les journaux comptables allant de la dernière sauvegarde fiscale effectuée jusqu’à la période limite sélectionnée.

Ce traitement peut être lancé mensuellement, annuellement ou pour toute autre période. L’objectif étant de traiter l’ensemble de l’année pour archiver la totalité des écritures comptables issues de la remise en banque des échéances gérées dans Moyens de paiement.

Accédez à la fonction Sauvegarde fiscale des données.
Traitement > Sauvegarde fiscale des données
La première page de l’assistant s’affiche.
Avant de lancer le traitement, une sauvegarde des données est recommandée !
Passez à la page suivante.
Dans l’écran suivant sélectionnez la période limite à sauvegarder.
Cochez l’option Sauvegarder à nouveau les périodes précédentes si vous souhaitez relancer le traitement sur une période qui avait été précédemment sauvegardée. Dans ce cas, la nouvelle génération des journaux comptables au format PDF écrasera les anciens journaux précédemment générés.
Lancez le traitement sur Fin.
Le dernier écran vous propose la sélection de l’espace de stockage : Répertoire Program Data ou Espace de stockage Office 365. Voir le § Emplacement de stockage des fichiers d’archives.
L’enregistrement sur l’espace de stockage Office 365 nécessite la souscription à l’option Stockage et partage sur Office 365.
Vous pouvez alors visualiser et/ou éditer votre (ou vos) journal comptable.
Cette édition est identique à l’impression disponible dans la fonction Traitement / Mise à jour de la comptabilité en cochant l’option Imprimer le journal comptable, puis Imprimer.

Emplacement de stockage des fichiers d’archives

Si vous avez sélectionné l’espace de stockage sur Office 365

Le fichier est enregistré dans un dossier de type Sauvegarde\Raison sociale société\Moyens de paiement 100c\Année à la racine du dossier de stockage.