Cette fonction permet de répondre aux obligations de sauvegarde périodique et annuel des comptabilités informatisées imposées par la Direction Générale des Impôts, en imprimant les journaux comptables au format PDF.
Il faut considérer la sauvegarde fiscale des données comme une clôture période. La nouvelle date de dernière période archivée doit remplacer la dernière période clôturée, si cette dernière est inférieure.
Production et sécurisation des archives
Tous les fichiers générés par la sauvegarde fiscale sont signés numériquement afin de garantir leur intégrité. Les fichiers sont compressés dans un seul fichier avec une extension. zip. Il suffit de double cliquer dessus pour accéder au contenu et visualiser vos documents.
Inaltérabilité et sécurisation des écritures clôturées : toute écriture clôturées comporte une information complémentaire qui garantit son intégrité.
La sauvegarde fiscale des données dans votre application a pour objectif de sauvegarder pour une période donnée l’ensemble des journaux comptables avec une rupture par mois et par journal.
Ces journaux sont le reflet des écritures comptables générées par la fonction Traitement \ Mise à jour de la comptabilité à partir des échéances remises en banque.
Mise à jour comptable
Les remises en banque des échéances des différents moyens de paiement (Virement, Prélèvements, etc.) doivent avoir été effectuées avant de lancer la fonction Traitement / Mise à jour de la comptabilité pour générer les écritures comptables relatives aux échéances traitées.
La mise à jour de la comptabilité (directe via le bouton
ou indirecte via le bouton ) est indispensable pour pouvoir générer le journal comptable en PDF.Vérification de l’état de mise à jour comptable des échéances
Après mise à jour de la comptabilité, une vérification peut être effectuée dans la Gestion des Echéances, et dans l’ Historique des remises (Menu Traitement)
- le statut Passé en comptabilité de chaque échéance est indiqué grâce à l’icône « petit livret » présente dans la colonne Etat mise à jour comptable.
Si cette colonne n’est pas affichée, vous pouvez le faire en sélectionnant la commande Personnaliser la liste, accessible par le menu contextuel.
Visualisation de la dernière sauvegarde fiscale
Si nécessaire, vous pouvez vérifier sur quel mois a été lancé la dernière sauvegarde fiscale des données dans Fichier / Lire les informations.
Lancement de la sauvegarde fiscale des données
Les opérations d’archivage consistent à enregistrer en PDF les journaux comptables allant de la dernière sauvegarde fiscale effectuée jusqu’à la période limite sélectionnée.
Ce traitement peut être lancé mensuellement, annuellement ou pour toute autre période. L’objectif étant de traiter l’ensemble de l’année pour archiver la totalité des écritures comptables issues de la remise en banque des échéances gérées dans Sage 100c Moyens de paiement.
- Ouvrez la fonction Sauvegarde fiscale des données.
Traitement > Sauvegarde fiscale des données
- La première page de l’assistant s’affiche
Avant de lancer le traitement, une sauvegarde des données est recommandée !
- Cliquez sur .
- Dans l’écran suivant sélectionnez la période limite à sauvegarder.
- Cochez l’option Sauvegarder à nouveau les périodes précédentes si vous souhaitez relancer le traitement sur une période qui avait été précédemment sauvegardée. Dans ce cas, la nouvelle génération des journaux comptables au format PDF écrasera les anciens journaux précédemment générés.
- Cliquez sur pour lancer le traitement.
- Un dernier écran s’affiche indiquant l’emplacement où seront stockés les fichiers PDF.
Retrouver mes fichiers d’archives - Vous pouvez alors visualiser et/ou éditer votre (ou vos) journal comptable.
Cette édition est identique à l’impression disponible dans la fonction Traitement / Mise à jour de la comptabilité en cochant l’option Imprimer le journal comptable, puis en cliquant sur le bouton Imprimer.
Emplacement de stockage des fichiers d’archives
En standard, l’emplacement qui est sélectionné par défaut est le suivant :
C:\ProgramData\Sage\Archivage\Raison Sociale Société\Moyens de paiement 100c\Année
Exemple pour la société Bijou
C:\ProgramData\Sage\Archivage\Raison Sociale Société\Moyens de paiement 100c\Année
Le nom des fichiers d’archives se décompose comme suit : AAAA.MDP.Journal.mois.-AA.pdf
Exemple pour l’archivage du mois d’avril
2017.MDP.Journal.avr.-17.pdf
L’emplacement de stockage peut être personnalisé dans le menu Fenêtre / Personnaliser / Général / Répertoires
Cliquez sur
pour sélectionner un autre répertoire de stockage.
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