Comptabilité

Envoyer un document au service / interlocuteur concerné


Pour chaque document commercial, vous pouvez choisir de l’envoyer par e-mail dans un format particulier, à un destinataire précis, un service précis, et même à des contacts ponctuels. Avant de mettre en place ce paramétrage, veillez à respecter le prérequis.

Prérequis

Pour réussir à contacter les bons services / bons interlocuteurs, vous devez effectuer au préalable les paramétrages suivants :

Paramètres société

Paramètres société > Paramètres des données de structure > Contacts

Ajoutez les différents services présents en général dans une société (Direction, Commercial, Comptabilité, Juridique, etc.)

Fiches tiers (clients et fournisseurs)

Structure > Plan tiers

  1. Dans la partie Télécommunication, renseignez une adresse e-mail.
  2. Allez dans le volet Contact
  3. Ajoutez des contacts et renseignez leur Service de rattachement ainsi que leur adresse e-mail.
  4. Passez aux paramétrages suivants.

Paramétrage des services et interlocuteurs destinataires

Ce dernier paramétrage doit être effectué dans les fiches Tiers (clients et fournisseurs).

Structure > Plan tiers

Pour chaque document :

  1. Sélectionnez le service à qui vous adressez le document.
    Assurez-vous d’avoir renseigné au préalable dans le volet Contacts de la fiche tiers des contacts rattachés au service sélectionné ici.
  2. Ajoutez des adresses e-mail (séparées par des points-virgules) de contacts qui ne sont pas enregistrés dans votre base.
    Si un type de document doit parvenir à un contact ponctuel, renseignez son adresse e-mail ici.
  3. Cochez l’option Envoyer à tous les contacts du service si toutes les personnes du service doivent recevoir le document.
  4. Validez.

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