Pour chaque document commercial, vous pouvez choisir de l’envoyer par e-mail dans un format particulier, à un destinataire précis, un service précis, et même à des contacts ponctuels. Avant de mettre en place ce paramétrage, veillez à respecter le prérequis.
Prérequis
Pour réussir à contacter les bons services / bons interlocuteurs, vous devez effectuer au préalable les paramétrages suivants :
Paramètres société
Paramètres société > Paramètres des données de structure > Contacts
Ajoutez les différents services présents en général dans une société (Direction, Commercial, Comptabilité, Juridique, etc.)
Fiches tiers (clients et fournisseurs)
Structure > Plan tiers
- Dans la partie Télécommunication, renseignez une adresse e-mail.
- Allez dans le volet Contact
- Ajoutez des contacts et renseignez leur Service de rattachement ainsi que leur adresse e-mail.
- Passez aux paramétrages suivants.
Paramétrage des services et interlocuteurs destinataires
Ce dernier paramétrage doit être effectué dans les fiches Tiers (clients et fournisseurs).
Structure > Plan tiers
Pour chaque document :
- Sélectionnez le service à qui vous adressez le document.
Assurez-vous d’avoir renseigné au préalable dans le volet Contacts de la fiche tiers des contacts rattachés au service sélectionné ici. - Ajoutez des adresses e-mail (séparées par des points-virgules) de contacts qui ne sont pas enregistrés dans votre base.
Si un type de document doit parvenir à un contact ponctuel, renseignez son adresse e-mail ici. - Cochez l’option Envoyer à tous les contacts du service si toutes les personnes du service doivent recevoir le document.
- Validez.
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