Pour chaque document commercial, vous pouvez choisir de l’envoyer par e-mail à un destinataire précis, un service précis, et même à des contacts ponctuels. Avant de mettre en place ce paramétrage, veillez à respecter le prérequis.
Prérequis
Pour réussir à contacter les bons services / bons interlocuteurs, vous devez effectuer au préalable les paramétrages suivants :
Paramètres société
Paramètres société > Paramètres des données de structure > Contacts
- Ajoutez les différents services présents en général dans une société (Direction, Commercial, Comptabilité, Juridique, etc.)
Fiches tiers (clients et fournisseurs)
Structure > Clients > volet Identification
- Dans la partie Télécommunication, renseignez une adresse e-mail.
- Reproduisez ce paramétrage dans les fiches Fournisseurs.
Structure > Clients > volet Contacts
- Dans le volet Contact, ajoutez des contacts et renseignez leur Service de rattachement ainsi que leur adresse e-mail.
- Reproduisez ce paramétrage dans les fiches Fournisseurs.
Ces différents prérequis respectés, passez aux paramétrages suivants.
Paramétrage des services et interlocuteurs destinataires
Ce dernier paramétrage doit être effectué dans les fiches Tiers (clients et fournisseurs).
Structure > Clients > volet Paramètres > Options d’impression
Pour chaque document :
- Sélectionnez le service à qui vous adressez le document.
Assurez-vous d’avoir renseigné au préalable dans le volet Contacts de la a fiche tiers des contacts rattachés au service sélectionné ici. - Ajoutez des adresses e-mail (séparées par des points-virgules) de contacts qui ne sont pas enregistrés dans votre base.
Si un type de document doit parvenir à un contact ponctuel, renseignez son adresse e-mail ici. - Cochez l’option Envoyer à tous les contacts du service si toutes les personnes du service doivent recevoir le document.
- Validez.
Reproduisez ce paramétrage dans les fiches Fournisseurs.
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