Générer et comptabiliser les écritures de régularisation des charges et produits

Contexte

Pourquoi faire de la régularisation comptable ?

Les entreprises font de la régularisation comptable pour préserver le principe d’indépendance des exercices comptables afin d’ajuster le soldes des comptes du plan comptable.

Types d’écritures concernées par la régularisation

Les opérations de régularisation concernent les charges et des produits selon les deux cas de régularisation suivants :

• Charges / Produits constatées d’avances
  Ce qu’il faut faire :
  Annuler en partie les charges et les produits qui ont déjà été comptabilisés par anticipation et les renvoyer sur l’exercice comptable suivant auquel ils correspondent.Exemple 1
  L’entreprise clôture ses comptes le 31/12 de chaque année et vous avez enregistré une prime d’assurance le 01/10/N qui concerne la période du 01/10/N au 30/09/N+1. Vous devrez alors constater une charge d’avance pour la période du 01/01/N+1 au 30/09/N+1 soit sur 9 mois.

• Charges / Produits non encore facturés
  Ce qu’il faut faire :
  Comptabiliser les charges et produits qui auraient dû l’être sur N mais qui correspondent bien à l’exercice comptable N + 1 qui s’achève.Exemple 2
  L’entreprise comptabilise le 15/02/N une facture de 2000 € HT de téléphone portant sur la période 01/12/N au 31/01/N+1. Afin de conserver la règle d’indépendance des exercices, l’entreprise rattache par l’intermédiaire d’une écriture de régularisation une partie des frais à l’exercice de l’année N.

Les étapes à mettre en place

Pour pouvoir prendre en compte les régularisations des charges et produits, plusieurs étapes sont nécessaires.

Etape 1 – Récupérer / Personnaliser les modèles de saisie

L’utilisation des modèles de saisie est facultative mais permet des gains de temps dans la saisie d’écritures comptables grâce à leur automatisation.

Récupérer les modèles de saisie existant

Avant de paramétrer la Comptabilité, il est préférable de récupérer / personnaliser des modèles de saisie relatifs aux écritures de régularisation des charges et produits.

Structure > Fusion

Utilisez la fonction Structure > Fusion pour récupérer dans votre dossier de comptabilité les modèles de saisie présents dans un autre de vos fichiers comptables ou fournis dans le base C_model.mae :

• Charges constatées d’avance.
• Fournisseur facture à recevoir.
• Produits constatés d’avance.
• Clients facture à établir.

Personnalisez chaque modèle pour l’adapter si nécessaire.

Les modèles de saisie relatifs aux écritures de régularisation des charges et produits sont de type Général.

Etape 2 – Mettre en place la régularisation des charges et des produits

1. Accédez aux Paramètres de Comptabilisation

   Paramètres sociétés > Comptabilisation

1. Dans la fenêtre Paramètres de comptabilisation – Général, cochez l’option Gérer les charges et produits à régulariser.
2. Dans la barre latérale, allez dans Régularisations.
3. Renseignez la fenêtre :
   • Sélectionnez un code journal de type général.
   • Sélectionnez un modèle de saisie pour chaque régularisation envisagée.
     Seuls les modèles de types Général sont affichées dans la liste.
   • Sélectionnez une base prorata :
     • Prorata de 360 jours : la durée de chaque mois est égale à 30 jours. Lors du calcul, le diviseur est 360.
       Exemple
       L’entreprise clôture ses comptes le 31/12 de chaque année et vous avez enregistré une prime d’assurance de 1200 euros le 01/10/N qui concerne la période du 01/10/N au 30/09/N + 1.
       Vous devrez alors constater une charge d’avance pour la période du 01/01/N + 1 au 30/09/N + 1 soit sur 9 mois.
       Calcul de la régularisation : 1200 x (9 x 30) / 360 = 900 euros
     • Prorata des jours réels : les mois conservent leur durée réelle. Lors du calcul, le diviseur est 365 ou pour les années bissextiles 366.
       Exemple
       L’entreprise clôture ses comptes le 31/12 de chaque année et vous avez enregistré une prime d’assurance de 1200 euros le 01/10/N qui concerne la période du 01/10/N au 30/09/N+1.
       Vous devrez alors constater une charge d’avance pour la période du 01/01/N + 1 au 30/09/N + 1 soit sur 9 mois.
       Calcul de la régularisation :Du premier janvier au 30 septembre avec un mois de février de 28 jours, le nombre de jours réels est de : 5 x 31 + 28 + 3 x 30 = 273 jours.= 1200 x (273) / 365 = 897, 53 euros
4. Validez (OK).

Etape 3 – Saisir un journal de saisie et régulariser les charges

L’exemple pris ci-dessous concerne les charges constatées d’avance, dans le cas de produits constatés d’avance le traitement est identique.

Cas des Charges constatées d’avances

1. Accédez aux Journaux de Saisie

   Traitement > Journaux de saisie

1. Sélectionnez un journal d’achats puis saisissez les lignes d’écritures.
2. Sélectionnez la ligne relative au compte de charges puis dans le bouton Actions, sélectionnez Voir la régularisation des charges et produits.
3. Dans la fenêtre Charges et Produits à régulariser, saisir les dates de début et de fin.
   En général, ces dates englobent une période qui s’étale sur deux exercices.
4. Validez la fenêtre.
5. La colonne Position registre affiche l’icône  .
   Si cette colonne n’est pas affichée, consultez l’aide pour savoir comment l’afficher.
   L’opération de régularisation est enregistrée.

Etape 4 – Contrôler et calculer la régularisation

Utilisez cette fonction pour savoir si des régularisations doivent être effectuées.

1. Accédez à la Régularisation des Charges et Produits
   Etat > Régularisation des Charges et Produits
2. Saisissez en Date de révision la date de régularisation puis lancer le traitement.
   Le document qui s’affiche avant impression présente les charges et produits ayant fait l’objet d’une régularisation ainsi que le montant à régulariser.
   Il ne vous reste plus qu’à comptabiliser ces régularisations.

Etape 5 – Comptabiliser les régularisation

Traitement > Ecritures de régularisation des Charges et produits

Deux cas sont possibles en fonction du type de régularisation :

Cas 1 – Vous régularisez des Charges / Produits constatés d’avance :

1. Ouvrez directement l’assistant de régularisation.
2. Dans l’assistant, sélectionnez le type d’écriture à comptabiliser.
3. Indiquez une date de régularisation.
   La date de régularisation est généralement la date de fin de l’exercice en cours ou la date de fin de la situation étudiée.
4. Passez à l’étape suivante.
5. Répondez aux questions puis lancez le traitement
   Les écritures de régularisation sont alors comptabilisées.

Cas 2 – Vous régularisez des Factures fournisseur à recevoir / Factures client à établir :

1. Commencez par changer d’exercice comptable avant d’utiliser l’assistant de régularisation.
   Pour cela, dans le menu Fenêtre, sélectionnez l’exercice qui correspond à l’année N – 1.
2. Ouvrez l’assistant de régularisation.
3. Dans l’assistant, sélectionnez le type d’écriture à comptabiliser.
4. Indiquez une date de régularisation.
   La date de régularisation est généralement la date de fin de l’exercice passé N – 1.
5. Passez à l’étape suivante.
6. Répondez aux questions puis lancez le traitement
   Les écritures de régularisation sont alors comptabilisées.