Vous pouvez modifier ou supprimer toute donnée personnelle dans votre application pour répondre à une demande d’une personne physique. Les applications proposent cependant un certain nombre de contrôles techniques, qu’il conviendra de respecter pour finaliser la modification ou la suppression. Vous ne pouvez donc pas, par exemple, supprimer un compte bancaire alors que vous avez un mandat de prélèvement.
D’autre part vous ne devez pas conserver plus longtemps que nécessaire les données personnelles. Il faut apprécier cette durée par rapport au délai légal de conservation des données. Une nouvelle fonction accessible uniquement à un profil administrateur vous permet d’effacer l’ensemble des données personnelles des tiers.
Fiches clients, fournisseurs, salariés, tiers autres
Si vous disposez des droits administrateur, le menu Fonctions vous propose la fonction Effacer les données.
Structure > Fiche Clients, Fournisseurs, Salariés, tiers autres
Lorsque vous cliquez sur le bouton un message de confirmation est alors généré pour confirmer le traitement:
Attention ! Toutes les informations du tiers vont être supprimées. Le compte tiers TOPAZ sera mis automatiquement en sommeil et accessible en lecture seule. Confirmez-vous l’effacement?
Structure > Fiche Clients, Fournisseurs, Salariés, tiers autres
Après suppression des données, les fiches tiers ainsi traitées sont alors accessibles en lecture seule, c’est-à-dire que toutes les zones d’informations personnelles sont grisées, non modifiables, non saisissables.
Vous remarquerez que le Compte tiers et l’Intitulé sont conservés, ces informations sont en effet obligatoires tant d’un point de vue applicatif que pour assurer la cohérence entre une écriture et sa pièce justificative dans le cadre du chemin de révision.
L’information Données effacées apparaît dans la barre d’état et l’option de mise en sommeil est activée par défaut.
Après traitement, il n’est en aucun cas possible d’ajouter une donnée personnelle. Si vous êtes amené à créer une nouvelle facture en gestion commerciale par exemple à l’occasion d’une nouvelle transaction avec cette personne physique, vous devrez créer une nouvelle fiche tiers.
Plan tiers, clients, fournisseurs, salariés, tiers autres
Si vous disposez des droits administrateur, le menu Actions (en bas de la fenêtre) vous propose la fonction Effacer les données et s’applique aux tiers sélectionnés.
Structure> Plan tiers, Clients, Fournisseurs, Salariés, tiers autres
Un message de confirmation est alors généré pour confirmer le traitement.
Attention ! Toutes les informations de tiers vont être supprimées. Les comptes tiers seront mis automatiquement en sommeil et accessibles en lecture seule. Confirmez-vous l’effacement?
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