En application du 3°bis du I de l’article 286 du Code général des impôts (CGI), modifié par l’article 105 de la loi n° 2017-1837du 30 décembre 2017 de finances pour 2018 et commenté par le BOI-TVA-DECLA-30-10-30 le 4 juillet 2018 depuis le 1er janvier 2018, toute personne assujettie à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) effectuant des livraisons de biens et des prestations de services à destination de clients particuliers et qui enregistre les règlements reçus en contrepartie au moyen d’un logiciel ou d’un système de caisse a l’obligation d’utiliser un logiciel ou un système qui satisfasse aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale.
À la suite des interrogations des éditeurs de logiciels sur le périmètre exact des logiciels concernés, l’administration fiscale a précisé dans un courrier du 07 février 2019 que les logiciels de comptabilité, sans fonction d’encaissement extra-comptable, étaient en dehors du dispositif de sécurisation des logiciels de caisse.
Comme indiqué dans les commentaires administratifs, plus particulièrement au § 30 du BOI-TVA-DECLA-30-10-30, un logiciel ou système de caisse est un système informatique doté d’une fonctionnalité de caisse, laquelle consiste à mémoriser et à enregistrer extra-comptablement des paiements reçus en contrepartie d’une vente de marchandises ou de prestations de services c’est-à-dire que le paiement enregistré ne génère pas concomitamment, automatiquement et obligatoirement la passation d’une écriture comptable.
L’enregistrement des paiements est l’élément permettant de déterminer le champ d’application du dispositif des logiciels ou systèmes de caisse.
Ainsi, il est rappelé qu’au vu de la définition du logiciel ou système de caisse rappelée ci-dessus, dès lors que le paiement est saisi directement dans le logiciel comptable sous la forme d’une écriture comptable, le logiciel comptable est hors du champ du dispositif de sécurisation des logiciels ou systèmes de caisse.
De plus, la mention d’un Z de caisse implique qu’il y a une caisse enregistreuse. Dès lors, c’est cette dernière qu’il s’agit de faire certifier ou attester. L’inscription en comptabilité d’une écriture de vente n’a pas pour conséquence de faire entrer le logiciel de comptabilité dans le champ du dispositif de sécurisation des logiciels ou systèmes de caisse.
Sage Comptabilité vous offre cependant des fonctions garantissant la sécurisation de vos données.
Sauvegarde fiscale
Dans le menu Traitement > Sauvegarde fiscale, tous les fichiers générés par la sauvegarde fiscale sont signés numériquement afin de garantir leur intégrité. Les fichiers sont compressés dans un seul fichier avec une extension.zip. Il suffit de double cliquer dessus pour accéder au contenu et visualiser vos documents.
Journal d’audit des données sécurisées
Un nouveau menu Fichier > Outils > Journal d’audit des données sécurisées vous permet de détecter toute modification ou suppression d’un enregistrement validé en dehors de l’application (intervention directe dans la base de données).
Ce journal est accessible uniquement à un profil Administrateur.
Journal des évènements légaux
Un nouveau menu Fichier > Outils > Journal des événements légaux vous permet de suivre les principales actions sur votre base de données. Il référence les événements suivants : clôtures totales et périodiques des écritures, clôture d’exercice, suppression d’exercice, publication des fichiers FEC (fichier des écritures comptables) provisoires et définitifs, sauvegarde fiscale périodique et annuel, sauvegarde et restauration de la base de données.
Ce journal est accessible uniquement à un profil Administrateur.
La clôture période
« Le logiciel de comptabilité ou de gestion ou le système de caisse qui enregistre les données de règlement doit prévoir une clôture. Cette clôture doit intervenir à l’issue d’une période au minimum annuelle. »
Lors de la création d’un nouvel exercice, si 2 exercices non clôturés sont déjà présents, l’application affiche un message « Création du nouvel exercice impossible ! Vous devez procéder au préalable à la clôture et à l’archivage de l’exercice AAAA. [OK] »
L’application vous propose ensuite de procéder à la sauvegarde fiscale en affichant un second message : « Souhaitez-vous procéder à la sauvegarde fiscale de l’exercice AAAA ? [Oui], Non] ».
La Sauvegarde fiscale est accessible également à partir du menu Traitement > Sauvegarde fiscale. Elle automatise l’ensemble des tâches de clôture des écritures, de l’exercice, sécurise la production de tous les états obligatoires ainsi que les Fichiers des écritures comptables.
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