Utiliser le lettrage automatique

Utiliser le lettrage automatique

Comptabilité

Prérequis

Avant de pouvoir utiliser la fonction de lettrage ou délettrage automatique, vous devez vous assurer qu’une option est bien paramétrée sur les compte généraux ou comptes tiers concernés.

Voir Autoriser le lettrage automatique sur les comptes

Introduction

Le lettrage consiste à rapprocher les mouvements de sens opposés, c’est-à-dire les mouvements débiteurs et créditeurs, d’un compte. Vous pouvez ainsi rapprocher factures et avoirs, factures et règlements, factures et acomptes, etc.

Il est particulièrement utile pour vérifier que les clients se sont acquittés de leurs dettes. Le lettrage doit donc être réalisé avant les relances clients.

Deux types de lettrage sont proposées par l’application :

Lettrer automatiquement les écritures

Le lettrage automatique privilégie les dates d’échéance des écritures. Cela signifie qu’un règlement sera lettré en priorité avec la première facture de montant équivalent dont la date d’échéance est la plus ancienne.

En cas d’absence de la date d’échéance, le lettrage se fait par rapport à la date d’écriture la plus ancienne.

  1. Ouvrez la fonction Interrogation et lettrage du compte général.

    Traitement > Gestion des comptes généraux

    Le lettrage peut s’effectuer également depuis le menu Traitement > Gestion des comptes tiers.

  2. Sélectionnez le Compte général concerné.
  3. Cliquez sur le bouton Automatique dans la barre de Fonctions pour ouvrir la fenêtre de Lettrage automatique.
  4. Vérifiez que l’option Lettrage est bien cochée en haut de la fenêtre.
  5. Sélectionnez le Mode de lettrage : en monnaie courante et/ou devise.
  6. Sélectionnez le Type de lettrage : par montant ou par N°de facture ou de pièce.
  7. Déplacez le curseur de la Puissance de lettrage pour adapter le nombre d’écritures maximum que vous souhaitez pouvoir associer.

    Plus la puissance demandée est élevée, plus le lettrage est puissant, mais aussi plus le traitement peut être long.

  8. Dans les Critères de sélection, effectuer un tri par :
    • une fourchette de comptes généraux.
    • et une fourchette de date dans laquelle rechercher les écritures.

      Si vous ne sélectionnez rien dans les critères de sélection, le traitement s’appliquera  par défaut à tous les comptes sur toute la période de l’exercice courant.

  9. L’option Lettrer les écritures pour les comptes dont le solde est nul est accessible lorsque le Type de lettrage est Montant. Elle permet de demander le lettrage du compte par la même lettre lorsqu’il est soldé. Dans ce cas, le programme ne tient pas compte de la puissance demandée et donc de toutes les combinaisons possibles.
  10. L’option Procéder au lettrage si le solde de lettrage est inférieur à l’écart maximum, propose un ajustement du lettrage en se référant aux paramètres définis dans la commande Fichiers > Paramètres société > Volet Gestion des écarts (des comptes généraux ou comptes tiers).

    Un ajustement du lettrage est parfois nécessaire lorsque le rapprochement des factures et avoirs, factures et règlements, factures et acomptes,… révèle une différence. Il convient en effet d’enregistrer une écriture d’ajustement. Le volet Gestion des écarts permet d’enregistrer les paramètres de génération d’écritures d’équilibrage en cas de lettrage déséquilibré.

  11. Validez pour lancer le traitement.