Cette fonction archive les données du fichier commercial. Ce traitement permet ainsi d’alléger le fichier commercial pour rendre l’utilisation de l’application plus performante.
Il est conseillé de faire une sauvegarde des fichiers avant le lancement de cette fonction.
Lancement de la procédure d’archivage
Ce menu ouvre un assistant qui propose plusieurs opérations à effectuer dans le cadre d’une sauvegarde, que vous pouvez sélectionner ou non en fonction de vos besoins.
- Ouvrez la fonction Archivage.
Traitement > Archivage
- La première page de l’assistant présente les différentes opérations possibles.
- Passez à l’étape suivante pour afficher la sélection des opérations souhaitées lors de l’archivage.
- Cochez les opérations à effectuer lors de l’archivage.
- Passez à l’étape suivante pour afficher la troisième page qui propose la sélection de la période d’archivage.
- Renseignez la date de début. Elle est obligatoire pour passer à la prochaine étape.
- Passez à l’étape suivante.
- La quatrième page permet de définir le répertoire de stockage et le nom de la future base d’archive.
Il est vous conseillé d’indiquer le nom de votre base et l’exercice archivé (exemple : Bijou_2018).
- Lancez le traitement, .
Détail des opérations proposées lors d’un archivage
- Archiver les données dans un nouveau fichier commercial : Génère un fichier d’archive contenant les éléments de Structure, les factures de ventes et d’achats, les règlements clients ainsi que le documents des stocks. Ce fichier peut être alors consulté dans le programme Sage 100cloud Gestion Commerciale, mais sans possibilité de modification.
Lors de l’archivage, les documents internes sont considérés comme des factures de ventes comptabilisées et sont transférées dans le fichier d’archive.
- Reporter les valeurs de stocks à une date donnée : reporte la valeur des stocks des articles à la date de génération (date de fin de période). Les factures comptabilisées et les documents de stocks sont supprimés..
Aucune valeur statistique n’est conservée.
- Supprimer les mouvements de caisse : En cas d’utilisation du programme Sage 100cloud Saisie de caisse décentralisée, cette option permet la suppression des mouvements de caisse qui auraient été importés de cette application.
- Supprimer des évènements agenda : Les évènements agenda antérieurs à la date d’archivage déterminée sont supprimés.
- Supprimer les ressources mises en sommeil : Supprime tous les articles mis en sommeil pour lesquels il n’y pas de cumul de stocks dans la base.
- Supprimer les prospects mis en sommeil : Tous les prospects et toutes les données se rapportant aux prospects mis en sommeil sont supprimés.
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