Le but de cette fonction est de recomposer la section analytique concernée par une facture grâce aux réponses données par le valideur. Cela permet au valideur qui ne connait pas la codification des sections analytiques de saisir sur la bonne section analytique.
Pour cela, plusieurs paramétrages illustrés par l’exemple ci-dessous sont à mettre en place.
Exemple
Dans une société, la codification des sections analytiques est composée de 5 caractères pour l’agence et de 1 caractère pour le service.
| Agence | Code associé |
|---|---|
| Le Siège | 921SI |
| Lyon | 921LY |
| Metz | 921ME |
| Service | Code associé |
|---|---|
| Commercial | 1 |
| Atelier réparation | 2 |
| Production | 3 |
Le paramétrage des questions va permettre de présenter au valideur une question sur l’agence et une question sur le service : les réponses vont permettre de recomposer la section analytique concernée par la facture à traiter.
Etape 1 – Paramétrage des questions
- Accédez aux Questions pour la saisie.
Administration > Données > Analytique > Questions pour la saisie
- Ajoutez la première question.
Par exemple, Quelle agence est concernée ?
- Sélectionnez le plan analytique associé.
- Ajoutez les trois réponses possibles et leur code associé.
- Validez.
- Ajoutez la deuxième question.
Par exemple, Quelle service est concerné ?
- Sélectionnez le plan analytique associé.
- Ajoutez les trois réponses possibles et leur code associé.
- Validez.
- Passez à l’étape suivante.
Etape 2 – Autorisation du valideur à modifier les écritures analytiques
Pour autoriser le valideur à modifier l’analytique :
- Affichez le droit affecté au valideur.
Administration > droits
- Dans la section Validation, cochez l’option Modifier les écritures analytiques du document.
- Validez.
- Passez à l’étape suivante pour reporter ce paramétrage dans la catégorie de document concernée.
Etape 3 – Activation de la saisie analytique par question et sélection des questions
Pour activer la saisie analytique par question :
- Affichez les paramètres avancés d’une catégorie de document.
Administration > Données > Catégories de documents
- Cochez l’option Activer la saisie analytique par questionnement ou par saisie.
- Pour l’étape de validation concernée, cliquez sur l’icône Analytique.
- Associez une question puis validez.
- Pour l’agence concernée, ajoutez un valideur et cochez l’option Pouvoir saisir l’analytique au niveau de cette étape de validation.
- Enregistrez.
Résultat pour le valideur concerné
Lors du traitement de la facture par le valideur, les réponses qu’il donne aux questions permettent de présenter le code de la section analytique.
Il ne lui reste plus qu’à saisir les montants à imputer.
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