Comment valider des
factures clients ?

Comment valider des
factures clients ?

Gestion Commerciale

Traitements > Documents des ventes

Contexte

La validation des factures de vente :

  • Leurs confère un caractère immuable qui contribue à leur pérennisation dans le temps.
  • Assure la véracité des montants car ceux-ci ne sont plus modifiables.
    Seuls certains éléments comme les représentants, les dates de livraison restent modifiables.
  • Permet – dans le cadre de la loi anti-fraude – de présenter un document dans l’état dans lequel il était lors de son impression / envoi ou lors de l’enregistrement d’un règlement.

La validation des factures est une opération préalable à la comptabilisation.

Plusieurs méthodes de validation sont possibles.

Validation simple

A partir de la liste des factures

  1. Sélectionnez une facture puis cliquez sur Actions > Valider.
    Autre possibilité : sélectionnez une facture puis effectuez un clic droit pour sélectionner Valider les factures.
  2. Confirmez la validation.
    La facture est validée et ne peut plus être modifiée.
    La colonne Etat affiche.

A partir d’une facture

  1. Cliquez sur Fonctions > Valider.
  2. Confirmez la validation.
    La facture est validée et ne peut plus être modifiée.
    Dans la liste des factures, la colonne Etat affiche .

Validation et impression

Prérequis

Pour être imprimé correctement, chaque type de document commercial doit être rattaché à un modèle de mise en page.
Vous devez donc rattacher aux factures de vente le modèle qui leur correspond. Pour cela :

Fichier > Paramètres société > Configuration des traitements > Documents > Volet de sélection Général

  1. Dans Modèle par défaut, sélectionnez un modèle d’impression pour les factures de vente validées.

    Les modèles de mise en page des documents des ventes sont enregistrés dans le dossier C:\Users\Public\Documents\Sage\Gestion commerciale 100c\Documents standards\Ventes.

  2. Cliquez sur OK pour valider.
    Vous pouvez passez à l’impression.

Pour rattacher tous vos documents à un modèle de mise en page, rendez-vous dans Fichier > Paramètres société > Personnalisation > Modèles.

Depuis la liste des factures

  1. Dans le liste des factures, sélectionnez une facture puis cliquez sur Actions > Valider et imprimer.
    Autre possibilité : sélectionnez une facture puis effectuez un clic droit pour sélectionner Valider et imprimer le(s) document(s).
  2. Confirmez la validation.
    La facture est validée et ne peut plus être modifiée.
    La colonne Etat affiche .

A partir d’une facture

  1. Cliquez sur Fonctions > Valider et imprimer.
  2. Confirmez la validation.
    La facture est validée et ne peut plus être modifiée.
    Dans la liste des factures, la colonne Etat affiche .

Validation et envoi

A partir d’une facture

  1. Cliquez sur Fonctions > Envoyer.
  2. Dans la fenêtre de confirmation, cliquez sur Valider et Envoyer .
    La facture est validée puis envoyée. Elle ne peut plus être modifiée.
    Dans la liste des factures, la colonne Etat affiche .

Validation à l’enregistrement d’un règlement

A partir d’une facture

  1. Dans la facture, cliquez sur Fonctions > Règlement.
  2. Renseigner si nécessaire puis validez.
    La facture est validée et imprimée. Elle ne peut plus être modifiée.
    Dans la liste des factures, la colonne Etat affiche .