Valider des factures de vente

Valider des factures de vente

Gestion Commerciale

La validation des factures de vente (acomptes y compris) :

  • Donne un caractère immuable et pérenne.
  • Assure la véracité des montants car ceux-ci ne sont plus modifiables.
    Seuls certains éléments comme les représentants, les dates de livraison restent modifiables.
    Vous avez néanmoins la possibilité d’annuler une facture validée.
  • Permet – dans le cadre de la loi anti-fraude – de présenter un document dans l’état dans lequel il était lors de son impression / envoi ou lors de l’enregistrement d’un règlement.

La validation des factures est une opération préalable à la comptabilisation.

Plusieurs méthodes de validation sont possibles.

Validation simple

  1. Accédez à la liste des factures de vente.

    Traitement > Documents des ventes

  2. Sélectionnez une facture puis cliquez sur Actions > Valider.
    Autre possibilité : sélectionnez une facture puis effectuez un clic droit pour sélectionner Valider les factures.
  3. Confirmez la validation.

La colonne Etat affiche un cadenas fermé. La facture est validée et ne peut plus être modifiée. Vous pourrez néanmoins l’annuler.

Vous pouvez l’envoyer par e-mail.

Validation, impression et envoi d’un PDF  Factur-X

L’impression d’une facture validée donne lieu automatiquement à la génération d’un PDF au format Factur-X.
Factur-X est un format de facture électronique sous forme d’un fichier PDF qui intègre un fichier XML contenant l’ensemble des données de la facture (données sur le client, les articles, la TVA, etc.). Si certaines données sont manquantes, vous en serez informé par un message et l’impression sera possible après correction.

Les PDF Factur-X affichent également le logo Factur-X en haut en droite de la première page. Vous pouvez modifier cet emplacement si nécessaire.

Prérequis
Pour être imprimée correctement, les factures validées doivent être rattachées à un modèle spécifique.

Impression d’une facture au format Factur-X

  1. Accédez à la liste des factures de vente.

    Traitement > Documents des ventes

  2. Dans le liste des factures, sélectionnez une facture puis activez Actions > Valider et imprimer.
    Autre possibilité : sélectionnez une facture puis effectuez un clic droit pour sélectionner Valider et imprimer le(s) document(s).
  3. Confirmez la validation.

La colonne Etat affiche un cadenas fermé et une imprimante.

La facture est validée et imprimée au format PDF Factur-X. Vous ne pouvez plus la modifier, néanmoins vous pouvez l’annuler.

Vous pouvez envoyer cette facture par e-mail.

Validation et envoi d’un PDF Factur-X

A partir d’une facture

  1. Accédez à la liste des factures de vente.

    Traitement > Documents des ventes

  2. Affichez la facture à envoyer.
  3. Cliquez sur Fonctions > Envoyer.
  4. Dans la fenêtre de confirmation, cliquez sur Valider et Envoyer .

La colonne Etat affiche un cadenas fermé et une imprimante.

La facture est validée, imprimée au format PDF Factur-X puis envoyée. Vous ne pouvez plus la modifier, néanmoins vous pouvez l’annuler.

Validation dès l’enregistrement d’un règlement

A partir d’une facture

  1. Accédez à la liste des factures de vente.

    Traitement > Documents des ventes

  2. Dans la facture, cliquez sur Fonctions > Règlements.
  3. Renseignez le montant ou le mode de règlement si nécessaires puis validez.

La colonne Etat affiche un cadenas fermé. La facture est validée et ne peut plus être modifiée. Vous pourrez néanmoins l’annuler.

Vous pouvez l’envoyer par e-mail.