Créer des rendez-vous dans le calendrier Outlook 365 pour des évènements agenda

Créer des rendez-vous dans le calendrier Outlook 365 pour des évènements agenda

Gestion commerciale

Lors de la création d’événements agenda pour les tiers, collaborateurs, ressources, un rendez-vous est enregistré dans le calendrier Outlook Microsoft 365.
Ainsi, les ressources, collaborateurs et tiers concernés recevront une invitation par mail.

Pour cela, suivez les étapes suivantes :

Etape 1 – Connection à Microsoft 365

Prérequis : pour vous connecter la Gestion commerciale à Microsoft 365, vous devez posséder un compte Microsoft 365.

Paramètres société

Pour connecter la Gestion commerciale à Microsoft 365 :

  1. Dans Configuration des traitements, affichez la fenêtre Echange de données > Microsoft Office 365.
  2. Cochez Utiliser Microsoft Office 365 et cliquez sur Me connecterpour vous connecter à votre compte Microsoft 365.
  3. Cliquez sur OK.
  4. Passez à l’étape suivante afin de paramétrer chaque évènement pour qu’il génère un rendez-vous dans le calendrier Outlook Microsoft 365.

Etape 2 – Paramétrage de chaque évènement

Paramètres société

  1. Dans Configuration des traitements, affichez la fenêtre Agenda.
  2. Dans la partie Type d’évènement, cochez pour chaque type d’évènement l’option Créer un rendez-vous dans le calendrier Outlook et cliquez sur OK.
  3. Validez OK .
    Pour chaque évènement que vous allez saisir, vous aurez la possibilité de les enregistrer dans le calendrier Outlook Microsoft 365.

Etape 3 – Saisie des évènements et création d’un rendez-vous dans le calendrier Outlook

Prérequis : les tiers, collaborateurs et autres contacts, doivent posséder une adresse e-mail enregistrée dans leur fiche respective.
L’adresse e-mail du contact est obligatoire puisque c’est pour cet e-mail que le client va recevoir une confirmation de rendez-vous.

Traitement > Evènements agenda

  1. Ajoutez un évènement agenda.
  2. Renseignez la fenêtre.
  3. Pour enregistrer l’évènement dans le calendrier Outlook Microsoft 365, si l’option Créer un rendez-vous dans le calendrier Outlook n’est pas déjà cochée, cochez-la.
  4. Saisissez un commentaire.
    Le commentaire représente le corps du mail qui sera envoyé au client. Ce commentaire est bien repris dans l’événement créé dans le calendrier de l’émetteur et aussi dans l’e-mail de confirmation de Rendez-vous côté client.
  5. Validez.
    Si vous n’êtes pas connecté à votre compte Microsoft 365, vous devrez vous y connecter.
    La demande de rendez-vous est envoyé par mail.

Le Rendez-vous est correctement créé dans le calendrier Outlook de l’émetteur : Il est affiché sur le créneau horaire tel qu’il est créé.
Lorsque vous l’ouvrez, les horaires affichés sont en Temps Universel (pour être compatible avec les différents paramétrages de fuseau horaire disponibles dans le calendrier Outlook).