Créer des rendez-vous dans le calendrier Outlook 365 pour des évènements au planning

Créer des rendez-vous dans le calendrier Outlook 365 pour des évènements au planning

Gestion commerciale

Lors de la création d’événements au planning, un rendez-vous est enregistré dans le calendrier Outlook Microsoft 365.
Ainsi, les ressources recevront une invitation par mail.

Pour cela, suivez les étapes suivantes :

Etape 1 – Connecter la Gestion commerciale à Microsoft 365

Prérequis : pour vous connecter la Gestion commerciale à Microsoft 365, vous devez posséder un compte Microsoft 365.

Paramètres société

Pour connecter la Gestion commerciale à Microsoft 365 :

  1. Dans Configuration des traitements, affichez la fenêtre Echange de données > Microsoft Office 365.
  2. Cochez Utiliser Microsoft Office 365 et cliquez sur Me connecterpour vous connecter à votre compte Microsoft 365.
  3. Cliquez sur OK.
  4. Passez à l’étape suivante afin de paramétrer chaque évènement pour qu’il génère un rendez-vous dans le calendrier Outlook Microsoft 365.

Etape 2 – Paramétrer les évènements planning

Paramètres société

  1. Dans Configuration des traitements, affichez la fenêtre Agenda.
  2. Dans la partie Général > Gestion du planning, sélectionnez Automatique puis cochez l’option Créer un rendez-vous dans le calendrier Outlook et cliquez sur OK.
  3. Cliquez sur OK pour valider.
    Pour chaque ressource enregistrée au planning dans des documents de fabrication, vous aurez la possibilité de les enregistrer dans le calendrier Outlook Microsoft 365.

Etape 3 – Facturer une ressource dans un document des ventes

Prérequis : les ressources doivent posséder une adresse e-mail enregistrée dans leur fiche respective. 

Traitement > Documents des ventes

  1. Dans un documents des ventes, ajoutez une ressource à facturer.

    Cette ressource reçoit un e-mail concernant ce nouvel évènement.
    Pour vous en assurer : dans le document des ventes, sélectionnez la ligne puis cliquez sur l’action Afficher le planning. Dans le planning, double-cliquez sur l’évènement.

    Dans la fenêtre Evènement document, vous pouvez constater que l’option Créer un rendez-vous dans le calendrier Outlook est cochée.