Exporter / importer un inventaire
via un fichier Excel

Exporter / importer un inventaire
via un fichier Excel

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Si vous réalisez un inventaire en enregistrant les données de stocks directement dans un fichier Excel, regardez comme faire pour vous faciliter le travail :

  • Dans un premier temps, vous allez créer un fichier de transfert au format paramétrable.
  • Une fois créé, vous utilisez ce fichier comme un modèle pour exporter vers un fichier Excel seulement les données d’inventaire qui vous semblent importantes (code article, quantité, emplacement, etc.).
  • Pendant l’opération d’inventaire, vous enregistrez vos données d’inventaire directement dans ce fichier Excel à l’aide de Microsoft Excel.
  • Dernière étape, vous importez dans la Gestion commerciale les données d’inventaire enregistrées dans le fichier Excel afin de mettre à jour vos données de stock.

Ces étapes sont décrites ci-dessous.

 

Etape 1 – Création d’un fichier de transfert au format paramétrable

Pour être sûr d’importer les données qui vous intéresse (afin d’éviter d’importer des données qui viendraient polluer votre base), créez au préalable un fichier de transfert au format paramétrable. Ce type de fichier vous permet de choisir  les données à importer.

En ce qui concerne l’import d’inventaire, créez le fichier en vous inspirant de l’exemple ci-dessous. 

Fichier > Format import/export paramétrable

  1. Dans le menu Fichier, cliquez sur Format import/export paramétrable.
  2. Cliquez sur Nouveau.
  3. Saisissez un nom de fichier (par ex. Inventaire) puis enregistrez.
    Dans la fenêtre qui s’affiche, paramétrez les éléments du fichier.
  4. Dans l’onglet Description :
    • Sélectionnez un type de données Inventaire.
    • Sélectionnez un fichier de type Délimité.
    • Ajoutez par exemple les champs suivants (s’ils sont pertinents dans votre cas) : Réf. article, N° de série/lot, Quantité, Prix de revient unitaire, Emplacement, etc.
  5. Dans l’onglet Particularités, sélectionnez le délimiteur Tabulation.
  6. Validez.
    Le fichier paramétrable est enregistré au format .egc, ici, Inventaire.egc.
  7. Passez à l’étape suivante.

Etape 2 – Export des données d’inventaire vers un fichier Excel

Traitement > Saisie d’inventaire

Vous allez utiliser le fichier paramétrable créé à l’étape précédente pour exporter vos données d’inventaire. Pour cela :

  1. Dans la fenêtre Saisie d’inventaire, sélectionnez au minimum le type de traitement, Export de la situation de stock format paramétrable et les articles à prendre en compte.
  2. Validez.
  3. Dans la fenêtre Ouvrir le format paramétrable, ouvrez le fichier créé à l’étape 1 (Inventaire.egc).
  4. Dans la fenêtre Ouvrir le fichier d’export, saisissez un nom pour ce fichier d’export au format .txt (par ex. Inventaire.txt).
  5. Enregistrez.
    La situation de stock est exportée dans le fichier .txt.
    Ouvrez-le dans Microsoft Excel au moment de réaliser votre inventaire pour enregistrer vos données de stock.
  6. Passez à l’étape suivante.

Etape 3 – Ouverture du fichier .txt pour y enregistrer les données d’inventaire

  1. Dans Excel, ouvrez le fichier d’inventaire .txt via l’option Tous les fichiers (*.*).
  2. A l’ouverture de ce fichier, les 3 étapes de l’Assistant Importation de texte permettent de convertir les données. Pour cela, sélectionnez :
    • A l’étape 1, l’origine du fichier de type Windows (ANSI).
    • A l’étape 2, la nature des séparateurs Tabulation.
    • A l’étape 3, modifiez si nécessaire certaines colonnes pour que les informations soient cohérentes.
  3. Cliquez sur Terminer.
    Une fois le fichier affiché, reportez vos données d’inventaire pendant l’opération d’inventaire.
  4. Une fois l’inventaire terminé, enregistrez le fichier.
    Vous pouvez désormais importer dans la Gestion commerciale ces nouvelles valeurs d’inventaire.
  5. Passez pour cela à l’étape suivante.

Etape 4 – Import des données d’inventaire en Gestion commerciale

Traitement > Saisie d’inventaire

  1. Dans la fenêtre Saisie d’inventaire, sélectionnez au minimum le type de traitement Import de la situation de stock format paramétrable.
  2. Validez.
  3. Dans la fenêtre Ouvrir le format paramétrable, ouvrez le fichier créé à l’étape 1 (Inventaire.egc).
  4. Dans la fenêtre Ouvrir le fichier d’export, ouvrez le fichier créé à l’étape 2 (Inventaire.txt).
  5. Enregistrez.
    La situation de stock est exportée dans le fichier .txt.
    Ouvrez-le dans Microsoft Excel au moment de réaliser votre inventaire pour enregistrer vos données de stock.
  6. Passez à l’étape suivante.

Pour importer le fichier dans la Gestion commerciale :

Traitement > Saisie d’inventaire

  1. Dans la fenêtre Saisie d’inventaire, dans le champ Type de traitement, sélectionnez Import de la situation de stock format paramétrable.
  2. Cliquez sur OK.
  3. A partir de la fenêtre Ouvrir le fichier d’import, ouvrez le fichier .txt à importer.