Que faire en cas de changement de nom de raison sociale lorsque l’option Stockage et partage est activée ?

Que faire en cas de changement de nom de raison sociale lorsque l’option Stockage et partage est activée ?

Sage 100

Contexte

A la création de l’espace de stockage sous OneDrive / SharePoint :

  • Au moment de l’activation du stockage Microsoft 365, un groupe Sage – Raison sociale est créé dans OneDrive / SharePoint.
  • L’arborescence de stockage des documents est automatiquement créée lors du rattachement des documents dans les éléments concernés ou de l’impression de certains états.
  • Les fichiers sont automatiquement téléchargés dans un sous-répertoire Documents / Sage, avec une structure d’arborescence prédéfinie permettant de les retrouver aisément.

Ne jamais modifier l’arborescence prédéfinie !
L’application s’appuie sur des règles de nom pour afficher le répertoire correspondant à un élément donné.

Changement de raison sociale

Aussi, lorsque l’option Stockage Office 365 est active sur la base de données, si la raison sociale est modifiée, un message d’alerte est affiché.

Après confirmation du changement de raison sociale, le comportement du stockage Microsoft 365 sera perturbé tant que le groupe dans Microsoft 365 ne sera pas renommé.

Un message d’erreur sera affiché : « Request_BadRequest : Invalid object identifier ‘drive’ » pour signaler un problème d’identification du groupe dans OneDrive/SharePoint lors des traitements suivants :

  • Accès et navigation dans OneDrive/SharePoint.
  • Consultation des documents attachés.
  • Impression avec l’option Envoi vers votre espace de stockage.

Vous devez obligatoirement rétablir une correspondance Raison sociale / Nom du groupe dans OneDrive/SharePoint afin de conserver l’exploitation de vos documents stockés.

Incidences dans OneDrive/SharePoint

Veuillez contacter votre administrateur Microsoft 365 pour réaliser les tâches ci-dessous.

Deux possibilités pour rétablir la correspondance :

  • Renommer le nom du groupe dans OneDrive/SharePoint
  • Créer un nouveau groupe et transférer les documents, si vous souhaitez conserver ce nom du groupe pour d’autres programmes.

Renommer le nom du groupe dans OneDrive/SharePoint

Nous vous proposons cette solution pour renommer un site. Veuillez vous référer aux documentations Microsoft pour plus d’informations sur les fonctions de gestion des sites.

  1. Lancez Office.com et connectez-vous avec un compte Administrateur Microsoft 365
  2. Sélectionnez l’application SharePoint
  3. Recherchez ou sélectionnez le site Sage – Raison sociale
  4. Cliquez sur le bouton Paramètres, et sélectionnez Informations sur le site
  5. Indiquer la nouvelle raison sociale Dans les champs Nom du site et Description du site.

    Gérée par Microsoft 365, l’URL de connexion au site, affichée dans le navigateur, n’est pas modifiée et comporte toujours la raison sociale au moment de l’activation de l’option de stockage.

  6. Dès que cette modification est effective, fermez et ouvrez à nouveau la société, pour que tous les traitements de stockage Microsoft 365 dans les applications Sage 100 fonctionnent à nouveau.

Créer un nouveau groupe et transférer les documents

Si vous souhaitez conserver le groupe précédent pour d’autres programmes et traitements, vous pouvez créer un nouveau groupe et transférer les documents.

Dans votre application Sage

Vous devez effectuer cette opération à partir de l’application pour laquelle vous avez acquis l’option Stockage et partage Office 365 !

  1. Lancer l’application et ouvrir votre société
  2. Afficher le menu Fichier / Paramètres Société
  3. Sélectionner Echange de données / Microsoft Office 365
  4. Cliquer sur le bouton Désactiver le stockage : les liens avec l’ancien groupe sont rompus
  5. Le bouton devient alors Activer le stockage
  6. Vous pouvez alors activer à nouveau le stockage après modification de votre raison sociale.
  7. Un nouveau groupe Sage – Nouvelle Raison sociale est alors créé dans Microsoft 365.
  8. Vérifier et modifier, si nécessaire, la raison sociale dans toutes les applications que vous possédez.

Se référer à la fiche Stockage et partage Office pour les applications et fonctions concernées.

Dans SharePoint / OneDrive

  1. Lancez Office.com et se connecter avec un compte Administrateur Microsoft 365.
  2. Sélectionnez l’application SharePoint.
  3. Recherchez ou sélectionnez le site Sage – Ancienne Raison sociale.
  4. Sélectionnez le répertoire Sage.
  5. Cliquez le bouton Afficher les actions (3 points verticaux), et sélectionnez Déplacer.
  6. Rechercher le site Sage – Nouvelle Raison sociale.
  7. Validez le déplacement.

Nous vous recommandons d’effectuer ce traitement en dehors de toute activité sur le site, surtout si vous avez stocké un gros volume de documents.