La création de l’arborescence de stockage des documents s’effectue en 2 temps :
- Création du groupe Sage – Raison Sociale au moment de l’activation de l’option Stockage Office 365
- Création des répertoires ci-dessous, dans Documents / Sage, par l’application, pour la fonction concernée, la première fois que vous y déposez un document.
Ces répertoires se trouvent donc sous la racine Sage – Raison Sociale / Documents / Sage.
Ne jamais modifier l’arborescence prédéfinie ! L’application s’appuie sur des règles de nom pour afficher le répertoire correspondant à un élément donné.
| Répertoire | Créé Par / Type De Document Stockés |
|---|---|
|
Archivage > [Application] > > [Année] |
Toutes les applications Fichier zip |
|
Articles > [CodeFamille] > > [RéférenceArticle] > > > [Documents attachés] |
Gestion commerciale
Documents attachés |
|
Clients ou Fournisseurs ou Salariés ou Autres > [N° Tiers] > > Documents attachés > > Documents ventes ou achats ou internes > > >[AnnéeMois] > > > > [TypePièce_N°Pièce] > > > > > Documents attachés > > > > > A transmettre > > Documents comptables > > > [Exercice] > > > > Relevés ou Lettres ou Rappels > > > Recouvrement > > > > [N°Dossier] > > > > > Recouvement [Intitulé] > > > > > Intervention [DateHeure] |
Toutes les applications
Documents attachés Gestion commerciale
Impressions PDF Documents attachés Documents attachés à transmettre Comptabilité
Impressions PDF
Impressions PDF Documents attachés |
|
Documents internes > [AnnéeMois] > > > Documents attachés > > > > A transmettre |
Gestion commerciale
Documents attachés Documents attachés à transmettre |
|
Documents stocks > AnnéeMois |
Gestion commerciale Documents attachés |
|
Ecritures comptables > [Exercice] > > [Journal] > > > [AnnéeMois] > > > > [N°Pièce] > > > > > Documents attachés > [Lot] > >[Exercice] > > > [Journal] > > > > [AnnéeMois] > > > > > [N°Pièce] > > > > > > Documents attachés |
Comptabilité
Documents attachés
Documents attachés |
|
Plan analytiques > [Plan affaire] > > [N°Affaire] > > > Documents attachés |
Gestion commerciale
Documents attachés |
Règles de nommage des fichiers
Les noms de PDF sont structurés et comportent, globalement :
- [Nom de la fonction]_[Code Tiers]_[Date AAAAMMJJ]
Cette structure de nom permet de faciliter les recherches directement dans OneDrive/SharePoint sur un type de document ou un tiers particulier, ou pour une date donnée en respectant le format AAAAMMJJ.
Particularité Gestion commerciale :
Il est possible de personnaliser le nom des fichiers obtenus lors de l’impression au format PDF. La même règle de nommage est retenue lors de l’envoi du document vers l’espace de stockage.
Afin de bénéficier des mêmes critères de recherche sur le nom des fichiers dans OneDrive/SharePoint, nous vous recommandons d’inclure le tiers et la date du document dans le paramétrage du nom.
Suivez toute l’actualité de Sage.