Gestion de l’arborescence de stockage sous OneDrive / SharePoint ?

Gestion de l’arborescence de stockage sous OneDrive / SharePoint ?

Sage 100

La création de l’arborescence de stockage des documents s’effectue en 2 temps :

  • Création du groupe Sage – Raison Sociale au moment de l’activation de l’option Stockage Office 365
  • Création des répertoires ci-dessous, dans Documents / Sage, par l’application, pour la fonction concernée, la première fois que vous y déposez un document.

Ces répertoires se trouvent donc sous la racine Sage – Raison Sociale / Documents / Sage.

Ne jamais modifier l’arborescence prédéfinie ! L’application s’appuie sur des règles de nom pour afficher le répertoire correspondant à un élément donné.

Répertoire Créé Par / Type De Document Stockés

Archivage

> [Application]

> > [Année]

Toutes les applications

 

Fichier zip

Articles

> [CodeFamille]

> > [RéférenceArticle]

> > > [Documents attachés]

Gestion commerciale

 

 

Documents attachés

Clients ou Fournisseurs ou Salariés ou Autres

> [N° Tiers]

> > Documents attachés

> > Documents ventes ou achats ou internes

> > >[AnnéeMois]

> > > > [TypePièce_N°Pièce]

> > > > > Documents attachés

> > > > > A transmettre

> > Documents comptables

> > > [Exercice]

> > > > Relevés ou Lettres ou Rappels

> > > Recouvrement

> > > > [N°Dossier]

> > > > > Recouvement [Intitulé]

> > > > > Intervention [DateHeure]

Toutes les applications

 

Documents attachés

Gestion commerciale

 

Impressions PDF

Documents attachés

Documents attachés à transmettre

Comptabilité

 

Impressions PDF

 

 

Impressions PDF

Documents attachés

Documents internes

> [AnnéeMois]
> > [TypePièce_N°Pièce]

> > > Documents attachés

> > > > A transmettre

Gestion commerciale

 

 

Documents attachés

Documents attachés à transmettre

Documents stocks

> AnnéeMois
> > [TypePièce_N°Pièce]
> > >Documents attachés
> > > A transmettre

Gestion commerciale

Documents attachés
Documents attachés à transmettre

Ecritures comptables

> [Exercice]

> > [Journal]

> > > [AnnéeMois]

> > > > [N°Pièce]

> > > > > Documents attachés

> [Lot]

> >[Exercice]

> > > [Journal]

> > > > [AnnéeMois]

> > > > > [N°Pièce]

> > > > > > Documents attachés

Comptabilité

 

 

 

 

Documents attachés

 

 

 

 

 

Documents attachés

Plan analytiques

> [Plan affaire]

> > [N°Affaire]

> > > Documents attachés

Gestion commerciale

 

 

Documents attachés

Règles de nommage des fichiers

Les noms de PDF sont structurés et comportent, globalement :

  • [Nom de la fonction]_[Code Tiers]_[Date AAAAMMJJ]

Cette structure de nom permet de faciliter les recherches directement dans OneDrive/SharePoint sur un type de document ou un tiers particulier, ou pour une date donnée en respectant le format AAAAMMJJ.

Particularité Gestion commerciale :

Il est possible de personnaliser le nom des fichiers obtenus lors de l’impression au format PDF. La même règle de nommage est retenue lors de l’envoi du document vers l’espace de stockage.

Afin de bénéficier des mêmes critères de recherche sur le nom des fichiers dans OneDrive/SharePoint, nous vous recommandons d’inclure le tiers et la date du document dans le paramétrage du nom.