Réaliser un inventaire sous Excel puis l’importer en gestion commerciale

Réaliser un inventaire sous Excel puis l’importer en gestion commerciale

Gestion commerciale

Pour réaliser des inventaires afin de tenir vos stocks à jour, n’hésitez pas à utiliser le logiciel Excel. De plus, une fois l’inventaire réalisé sous Excel, importez-le dans la Gestion commerciale afin de mettre à jour vos stocks.

Pour réaliser l’inventaire et mettre à jour vos stocks, suivez les étapes suivantes :

Etape 1 – Créer un fichier paramétrable de type Inventaire

Cette étape est facultative si vous avez déjà créé un fichier paramétrable destiné aux inventaires.
Pour en savoir plus sur les fichiers paramétrables, cliquez ici

Fichier > Format import/export paramétrable

  1. Dans la fenêtre Ouvrir le format paramétrable, cliquez sur Nouveau pour créer un fichier au format paramétrable.
  2. Nommez le nouveau fichier puis enregistrez.
  3. Décrivez le format de fichier de l’inventaire :
    • Sélectionnez le type de données Inventaire.
    • Sélectionnez les champs sans omettre les champs obligatoires qui commencent par un astérisque.
    • Dans l’onglet Particularités, sélectionnez comme Délimiteur de champ la tabulation.
  4. Cliquez sur OK pour valider.
    Le fichier paramétrable destiné aux inventaires est enregistré.
  5. Passez à l’étape suivante pour exporter vos données.

Etape 2 – Exporter vos données d’inventaire dans un fichier compatible avec Excel

Traitement > Saisie d’inventaire

  1. Dans la zone Type de traitement, sélectionnez Export de la situation de stock format paramétrable.
  2. Paramétrez d’autres critères de sélection si vous le souhaitez.
  3. Validez.
  4. Ouvrez le fichier paramétrable de type Inventaire (.ecg) créé à l’étape précédente.
  5. Nommez le fichier d’export puis enregistrez-le.
    Le format du fichier est .txt.
  6. Répondez Non à la question sur la régularisation de la valeur de stock.
    Cette régularisation n’est pas pertinente dans notre exemple.
  7. Le fichier d’export est créé et enregistré.
  8. Passez à l’étape suivante.

Etape 3 – Réaliser votre inventaire et enregistrer vos données d’inventaire dans Excel

  1. Dans Excel, ouvrez le fichier d’inventaire .txt via l’option Tous les fichiers (*.*).
  2. A l’ouverture de ce fichier, les 3 étapes de l’Assistant Importation de texte permettent de convertir les données. Pour cela :
      • Sélectionnez Windows (ANSI).
      • Sélectionnez Tabulation comme nature des séparateurs.
      • Modifiez certaines colonnes pour que les informations soient cohérentes.
  3. Une fois le fichier ouvert, procédez à l’inventaire en remplaçant les quantités obsolètes par les quantités réelles constatées.
  4. Enregistrez le fichier.
    Nommez le fichier avec un nom qui reprend par exemple le mois de l’inventaire.
    Passez à l’étape suivante pour importer le fichier en Gestion commerciale.

Etape 4 – Importer en Gestion commerciale les données de l’inventaire réalisé

Traitement > Saisie d’inventaire

  1. Dans la zone Type de traitement, sélectionnez Import de la situation de stock format paramétrable.
  2. Paramétrez d’autres critères de sélection si vous le souhaitez.
  3. Validez.
  4. Répondez à la question sur la régularisation de la valeur de stock.
  5. Ouvrez le fichier paramétrable de type Inventaire (.ecg) créé à l’étape 1.
  6. Ouvrez le fichier au format .txt créé à l’étape précédente.
  7. Le fichier est importé et vos stocks sont mis à jour conformément aux quantités que vous avez enregistrées dans le fichier .txt.