Pourquoi souscrire à l’option Stockage et partage des documents sur Microsoft 365 ?

Pourquoi souscrire à l’option Stockage et partage des documents sur Microsoft 365 ?

Sage 100cloud

Contexte

Pour gérer le stockage OneDrive, vous devez :

  • Utiliser au minimum une version 6 de Sage 100cloud ou de Sage 100cloud hébergée.
  • Etre en possession d’un abonnement Microsoft 365 Professionnel (Business), acquis ou non chez Sage.
  • Acquérir l’option Stockage et partage Office 365 proposée pour les applications Comptabilité et Gestion commerciale.
  • Activer l’option pour chaque société.

Bénéfices du stockage et partage Office 365

Bénéficiez de la pleine puissance des solutions OneDrive/SharePoint pour gérer votre espace de stockage et partagez les documents entre les collaborateurs de l’entreprise.

Accessibilité

Vous pouvez accéder aux documents partagés à partir de votre application, bien entendu, mais également en mobilité, à partir de n’importe quel appareil. Vous avez simplement besoin d’une connexion et d’un navigateur Internet.

Directement dans OneDrive/SharePoint, vous pouvez partager des documents avec des partenaires externes.

Centralisation

Fini les documents stockés sur différents postes de l’entreprise et mal organisés, des multiples versions d’un même fichier … regroupez en un espace unique l’ensemble des documents de votre entreprise, classés selon une arborescence prédéfinie, avec un versioning automatiquement géré par OneDrive/SharePoint.

Recherche

A partir de votre application, vous accédez directement à l’information utile. Exemple : documents stockés pour un client donné, quelle qu’en soit la provenance.

OneDrive/SharePoint offre des possibilités pointues de recherche sur Nom de fichier, mais également sur le contenu.

Sécurité

Microsoft met en place et améliore en continu les mesures de sécurité des données dans le Cloud.

Utilisez la protection des données à deux niveaux :

  • Dans l’application, vous pouvez protéger l’accès aux fonctions concernées dans les Autorisations d’accès
  • Dans Microsoft 365, l’administrateur peut définir des restrictions d’accès à certains utilisateurs et certains répertoires.

Processus / Automatisation

Avec PowerApps/Flow et les API Sage 100cloud Microsoft 365 (offre payante), vous pouvez créer vos propres circuits de validation ou des processus de notification ou des consultations ou mise à jour de documents partagés

Par exemple :

  • Via Flow, ajout automatique de PJ réceptionnées dans la messagerie pour un fournisseur donné, et envoi d’une notification au Responsable des achats.
  • Via PowerApps, prise de photos d’un article pour enrichir le catalogue, les photos sont alors automatiquement ajoutées dans le dossier SharePoint de l’article.

Applications et fonctions concernées de l’offre Sage 100cloud

Fonction Commentaires
Comptabilité Option vendue
Documents attachés Tiers / Volet champs libres
  Ecritures comptables / Visionner les documents attachés
  Dossiers de recouvrement / Interventions
Impression et envoi vers Microsoft 365 Gestion des comptes tiers
  Règlements tiers
  Rappels / Relevés
 

Dossiers de recouvrement / Ecritures :

– Générer des frais et pénalités de retard

– Décaler les échéances

 

Dossiers de recouvrement / Interventions :

– Actions / Générer un relevé / Exécuter les interventions

Génération du fichier Ecritures DGFiP Assistant / Choix enregistrement du fichier d’archive dans l’espace de stockage
Sauvegarde fiscale des données Assistant / Choix enregistrement du fichier d’archive dans l’espace de stockage
Gestion commerciale Option vendue
Documents attachés

Clients et Fournisseurs / Volet Champs libres

 

Articles / Volets Champs libres

  Affaires / Volet Champs libres
  Documents (vente, achat, interne ou stock) / Documents liés
Impression et envoi vers Microsoft 365 Documents (vente, achat, interne ou stock)
Traçabilité des documents Bouton Accéder au PDF pour consulter le document enregistré dans l’espace de stockage
Sauvegarde fiscale des données Assistant /choix enregistrement du fichier d’archive dans l’espace de stockage
Immobilisations, Moyens de paiement, Trésorerie ou Saisie de caisse décentralisée Uniquement si l’option est activée dans la base de données
Documents attachés Tiers / Volet Champs libres
Sauvegarde fiscale des données Assistant / Choix enregistrement du fichier d’archive dans l’espace de stockage

Activer l’option Stockage et partage dans votre application

Une fois l’option de Stockage et partage souscrite, vous devez l’activer pour chacune de vos sociétés.

Transfert des documents attachés

Lorsque l’option a été activée dans votre application, vous pouvez transférer vos documents attachés vers votre espace de stockage Microsoft 365..